Расхождение в акте сверки может возникнуть из-за периода, отсутствующего документа, иной даты отражения платежа или дубля. Рабочая проверка начинается с одинаковых исходных условий. Эта инструкция не определяет правила бухгалтерского признания операций и юридические последствия конкретного акта.
Начните с реквизитов
| Что проверить | Как это сделать |
|---|---|
| Стороны | Нужные организации и реквизиты |
| Договор | Какие отношения включены |
| Период | Одинаковые начальная и конечная даты |
| Начальный остаток | Согласован ли остаток на начало |
| Валюта | Сопоставимы ли суммы |
| Документы | Номера, даты и вид операции |
Не сравнивайте акт по одному договору с общим оборотом по всем договорам. Даже совпадение итоговой суммы в таком случае может быть случайным.
Проверяйте операции последовательно
- Сверьте начальный остаток.
- Найдите каждую операцию в своих подтверждающих документах.
- Отметьте отсутствующие и повторяющиеся строки.
- Сопоставьте оплаты и возвраты.
- Только затем проверяйте конечный остаток.
Учебный пример: у одной стороны отражена оплата 15 000 рублей последним днём периода, у другой — следующим днём. Прежде чем объявлять сумму долгом, нужно выяснить документы и применимый порядок отражения. Само совпадение величины разницы с платежом ещё не доказывает причину.
Как описать расхождение
В акте за [период] по договору [номер] отсутствует/отличается операция [номер, дата, сумма]. По нашим документам [сведения]. Просим проверить строку и направить пояснение либо уточнённый вариант. Подтверждение прилагается.
Направляйте вопросы по конкретным операциям. Формулировка «акт не сходится» вынуждает обе стороны повторять поиск. Для нескольких расхождений используйте нумерованный список.
Перед согласованием
Проверьте итоговую версию заново, включая исправленные реквизиты. Убедитесь в полномочиях подписанта и понимании содержания документа. Не заменяйте проверку первичных материалов автоматическим совпадением сумм в таблице.
Частые вопросы
Акт сверки заменяет первичные документы?
Не используйте его вместо документов, подтверждающих сами операции. Их назначение различается.
Можно ли просто вычесть меньший итог из большего?
Разница полезна для поиска, но не объясняет происхождение расхождения.
Если итог совпал, строки можно не проверять?
Нет. Встречные ошибки и разные наборы операций могут дать одинаковый итог.