Как грамотно ответить на необоснованную претензию?

Ответ на претензию. Пример ответа на письмо претензию

Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты. Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации.

В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии. 

Какими могут быть претензии? Претензии могут быть: обоснованными, необоснованными, справедливыми и несправедливыми, а могут быть неконструктивными, то есть агрессивными. Соответственно, и отвечать на них нужно по-разному. 

В этой статье мы предлагаем два алгоритма ответа на претензии.

Ответ на обоснованную претензию

Обоснованная претензия указывает на действительно допущенные Вами ошибки. Если поступает обоснованная претензия, в ответе необходимо признать свои ошибки, извиниться и показать, что с Вами можно продолжать сотрудничать дальше.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу неправильной комплектации заказа от Натальи, студентки вуза. В приложении есть все документы и фото. Ваша ошибка очевидна. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1. Начните с именного обращения.

Уважаемая Наталья!

2.Принесите свои извинения.

Коллектив интернет-магазина «Буквоед» приносит Вам свои искренние извинения в связи с проблемами по комплектации Вашего заказа.

3.Сформулируйте проблему, чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы. На этом этапе важно не преуменьшать проблему. Также важно добавить конкретики.

Из Вашего письма мы узнали, что, к сожалению, заказанные Вами книги пришли не в полном объеме. Так, из пяти заказанных Вами книг получены только три. И это, бесспорно, наша ошибка.

4. Станьте на сторону обиженного.

Мы разделяем Ваше огорчение и возмущение по этому поводу. Тем не менее, мы бы хотели, чтобы Вы знали, что в нашей компании это беспрецедентная ситуация..

5. Обоснуйте причины возникновения проблемы и сообщите о принятии мер.

Возможно, что причиной недокомплектации заказа стали «человеческий фактор» или неопытность стажировщика, который собирал Ваш заказ. Уверяем, что в истинных причинах мы обязательно разберемся и примем соответствующие меры для предотвращения аналогичных случаев в будущем.

6. Покажите, как Вы можете разрешить конфликт.

На этом этапе важно показать, что мы действуем как нормальные и ответственные деловые партнеры.

Чтобы исправить допущенный недочет, мы уже выслали Вам недостающую книгу. В знак нашего сожаления о случившемся, к посылке прилагается сертификат на 15% скидку на все последующие покупки в нашем Интернет-магазине и книга-подарок.

7.Проявите желание помириться.

Позвольте еще раз принести Вам свои извинения. Надеемся, что случившееся недоразумение не помешает Вам и дальше оставаться нашим клиентом.

Ответ на необоснованную претензию

Необоснованная претензия незаслуженно обвиняет в чем-то или же обвиняет недостаточно аргументированно. Если поступает необоснованная претензия, необходимо в деловом письме сообщить, что Вы не виноваты и отстоять свои интересы. При этом желательно еще сохранить деловые отношения и с адресатом.

Нельзя с адресатом спорить, пререкаться – ведь он и так уже недоволен и может разорвать с вами отношения.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу аллергии на полиграфическую краску от Елены. Она требует моральной компенсации.

В приложении есть результаты анализов, заключение врача и чек на продукцию Вашего магазина. Вы, как здравомыслящий человек, понимаете абсурдность ситуации и свою невиновность.

Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина.

1.Обратитесь к клиенту по имени.

Уважаемая Елена!

2. Сформулируйте суть проблемы объективно.

Ваша позиция, конечно, оборонительная. Но не стоит спорить и проявлять агрессию.

Из Вашего письма я узнал, что после получения Вашего заказа из нашего магазина у Вас развилась аллергия на полиграфическую краску. Мне очень жаль. Если честно, такой случай в нашей практике впервые.

3. Аргументируйте свою позицию.

Как Вы понимаете, интернет-магазин занимается лишь реализацией печатной продукции, а не ее производством. Поэтому мы не можем гарантировать качество и отвечать за состав полиграфии. Это ответственность типографии.

4. Покажите желание продолжать сотрудничать.

Тем не менее, благодарю, что Вы сообщили о своей проблеме. Нам важно, чтобы клиенты с любыми предпочтениями могли пользоваться услугами нашего интернет-магазина.

5. Предложите вариант выхода из конфликтной ситуации.

Пойдите навстречу клиенту, предложите компромисс, который устроит всех. Или хотя бы покажет Ваше стремление найти выход.

Поэтому в качестве исключения мы предлагаем Вам обменять печатные книги на их электронные аналоги.

6. Сообщите, что должен сделать адресат, чтобы воспользоваться компромиссом.

Сообщите о своем решении письмом или по телефону, и мы договоримся о деталях обмена.

Надеемся, эти советы помогут Вам достойно выйти из любой ситуации, сохранив свою репутацию и отношения с клиентами. И желаем Вам реже сталкиваться с необходимостью отвечать на какие-либо претензии.

Валентина Коренная,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

– – – –

Источник: https://www.mental-skills.ru/synopses/otvet-na-pretenziyu-dva-stsenariya.html

Ответ на необоснованную претензию образец

Для начала нужно отметить, что претензии пишутся по самым разным поводам, и реагировать на них приходится также по-разному. Нельзя сказать, что подготовка ответа является приятным делом, но с ним желательно покончить как можно быстрее.

Общим для всех претензий является наличие недовольства тем, как компания выполняет обязательства перед клиентами. Первоочередной задачей этого документа является исправление недочетов. Если один потребитель удовлетвориться извинениями, то другой рассчитывает на получение компенсации.

Как уже упоминалось выше, претензии бывают разными: необоснованными, несправедливыми или наоборот, аргументированными и справедливыми. Отдельно нужно упомянуть о неконструктивных претензиях, написанных агрессивным тоном. Реагировать на них следует по-разному, исходя от общего характера документа.

Как правильно ответить на претензию, не имеющую оснований?

Такой документ обвиняет компанию незаслуженно или не предоставляет достаточных аргументов. Если вам поступила необоснованная претензия, то в ответном письме сообщите об отсутствии своей вины в сложившейся ситуации.

При этом желательно сохранить с заявителем деловые отношения.
Необоснованная претензия, как правило, содержит несправедливые упреки, а иногда и полную клевету.

При составлении ответа обозначьте об отсутствии вашей вины в сложившейся ситуации и приведите соответствующие аргументы, в том числе, ссылки на нормы закона. Такая позиция поможет эффективно защитить свои права.

В процессе составления ответа на претензию учитывайте ряд требования касательно его оформления:

• Укажите реквизиты отправителя и получателя.
• Обозначьте название документа — ответ.
• Дайте четкое объяснение фактам, изложенным в претензии.
• Озвучьте встречные требования.
• Дайте ссылки на судебную практику или законодательные нормы.
• Предложите решить спор путем мирных переговоров.
• Укажите в перечне все приложенные к ответу документы.
• Ответ должно подписать уполномоченное лицо и поставить печать организации.

Внимание! Подготовьте два экземпляра документа. Один остается в материалах дела, а другой направляется адресату.

Если заявитель переходит на личности или выдвигает необоснованные обвинения, то предупредите его о готовности защищать свою честь и достоинство в суде. Разработку документа поручите сотрудникам правового отдела. Это поможет избежать неприятных последствий и гарантирует эффективное решение возникшего спора.

Магазин вправе отказаться от удовлетворения требований, озвученных в претензии. Такое право предусмотрено законом и призвано защитить продавцов от возможных махинаций с товарами и услугами. Но следует иметь в виду, что потребитель может оспорить отказ.

Закон устанавливает перечень оснований для отказа в удовлетворении требований потребителя:

• Товар относится к категории продукции, которая не подлежит возврату.
• Потребитель требует принять товар после истечения установленного законом срока для возврата.
• Продавец обоснованно подозревает покупателя в махинациях.
• Поломка произошла по вине потребителя.
• Имеются нарушения товарного вида продукции.

Законодательство устанавливает определенный срок для каждого отдельного случая. Причем многие продавцы и потребители ошибочно полагают, что он составляет 30 дней. Тогда как этот временной промежуток предусмотрен для подготовки ответа государственными или муниципальными структурами на полученное обращение.

Если претензия предъявлена в рамках правоотношений, возникших между потребителем и продавцом, то ответ на претензию необходимо предоставить на протяжении 10 дней после ее получения.

Нарушение этих сроков является основанием для обращения заявителя в суд для защиты нарушенных прав. Такой вариант невыгоден для компании, поскольку в рамках гражданского производства придется затрачивать время на посещение судебных заседаний и предоставление доказательств. Кроме того, судебные споры сопряжены со значительными финансовыми затратами.

Если вы отказываетесь удовлетворить необоснованную претензию, то сделайте это в корректной и вежливой форме. Обязательно включите в ответ ссылки на подходящие статьи закона.

Следует помнить, что при попадании дела в суд ответ на претензию приобретает статус правовой позиции ответчика. Кроме того, он будет рассматриваться как письменное доказательство.

Еще один важный момент: вручите ответ на претензию адресату лично или отправьте его заказным письмом с уведомлением.

Источник: http://uropora.ru/zashhita-prav-potrebitelej/pretenzionnyj-poryadok/pretenzii-po-tovaru/otvet-na-neobosnovannuyu-pretenziyu-obrazec.html

Как ответить на необоснованную жалобу

Составление претензионной документации — это неотъемлемая часть делового общения. Некоторые юристы делают карьеру, составляя ответ на претензию о возврате денег, и на другие типы претензий.

Но написать ответ на обоснованную претензию можно и самостоятельно, тем более что этот вид документов считается довольно простым в оформлении.

Потому при соблюдении определённых правил ответное письмо может написать каждый желающий.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Образец жалобы, претензии, иска: в чем риск использования?! Советы адвоката

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

• Как написать ответ на претензию
• Как отвечать на жалобу гражданина
• Ответ на жалобу — образец письма
• Образцы ответов на жалобы
• Ответ на претензию: два сценария
• Образец ответа на необоснованную претензию

Как написать ответ на претензию

Составление претензионной документации — это неотъемлемая часть делового общения. Некоторые юристы делают карьеру, составляя ответ на претензию о возврате денег, и на другие типы претензий.

Но написать ответ на обоснованную претензию можно и самостоятельно, тем более что этот вид документов считается довольно простым в оформлении.

Потому при соблюдении определённых правил ответное письмо может написать каждый желающий.

Конечно, если претензия касается дела, где замешана крупная сумма денег или возможна криминальная ответственность, желательно воспользоваться услугами юристов, которые не только напишут грамотный ответ на претензию потребителя, но и позволят повернуть ситуацию таким образом, чтобы виновным не оказался никто, или урегулировать дело с минимальными потерями для нанимателя. Пострадавшая сторона, как правило, тоже не остается без компенсации, если в тексте указано согласие с претензией.

Но она не такая большая, как могла быть. Многих пострадавших интересует вопрос, как написать досудебную претензию правильно. Когда жалобу пишет физическое лицо, это необязательное требование для гражданского суда.

А вот если дело будет рассматриваться в арбитражном судебном процессе, значит надо составлять официальные претензии и ответы на них. Претензия — это попытка урегулировать конфликт вне суда.

Если пострадавшая сторона получает возражение на претензию, то это позволит начать судебное разбирательство.

Таким же поводом может послужить тот факт, что ответ на жалобу не последовал. Давайте же рассмотрим несколько видов претензий:. Отзыв на претензию или его отсутствие несет определенные правовые последствия.

Благодаря этим последствиям надо выделить следующее:.

Как в первом, так и во втором случае, ответить на вопрос: обязательно ли отвечать на претензию, нет, поскольку каждый может трактовать решение игнорировать заявление, жалобу или претензию по-своему.

Но желательно все же ответить, с положительным или отрицательным результатом. Вне зависимости от объема и правовой аргументации, правила как составить отзыв остаются неизменными. Он должен быть не просто попыткой оправдаться или признать свою вину, а тем документом, где можно полностью и подробно описать ситуацию уже с другой стороны.

Главное, аргументируйте свое отношение к происходящему, используя как можно больше выдержек из законодательства, ссылаясь на различные экспертизы и т.

Также можно указать ссылки на ведомственные инструкции, правила и другие бумаги, которые, скорее всего, остаются тайной для подателя жалобы. Он должен принять грамотное описание ситуации.

Вот ещё несколько правил, как написать правильный ответ на необоснованную претензию:.

Скачать образец ответа на претензию. Таким образом, на бланке заявления с ответом будут содержаться все значимые сведения, без которых это была бы просто бумажка формата А4, и не более того.

Унифицированной формы ответа нет в природе, но обязательно должна проходить как письменный документ. Нормы делопроизводства контролируют его вид, а вот касаемо содержимого, правильным будет считаться только тот документ, что создан по образцу, описанному ниже.

Главное, чтобы претензию не было оставлено без внимания. Ответ надо писать обязательно, даже если ответ отрицательный. 1 Какой может быть претензия?

Источник: https://martinforaz.com/grazhdanskoe-pravo/kak-otvetit-na-neobosnovannuyu-zhalobu.php

Образец ответа на претензию

Как правило, претензия – документ, адресованный одной из сторон с целью требования выполнения условий договора.

Согласно закону, стороны, между которыми заключается соглашение, имеют право договориться об обязательном досудебном порядке разрешения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие нарушений контрагентом условий договора.

Однако даже если такой пункт в договоре отсутствует, в некоторых случаях законодательство регламентирует претензионную переписку между сторонами спора в обязательном порядке.

Как составить ответное письмо на полученное претензионное?

Ввиду того, что законом не предусмотрен отдельный образец заполнения претензии, заявитель должен руководствоваться общими правилами составления деловой документации.

К ним относятся:

• В адресной части ответа на претензию укажите контактные и личные данные отправителя, а также полное название организации, взятое из учредительных документов компании;
• Немного ниже пропишите информацию об адресате. В случае если письмо адресовано конкретному лицу, укажите название его должности, инициалы, а также полное название организации и ее фактический адрес;
• Далее пронумеруйте ответ на претензию в соответствии с внутренним документооборотом организации и поставьте дату написания.

Следующая часть ответа называется основной. В ней подробно и аргументировано дайте ответ адресату на его претензию.

• В обязательном порядке напишите дату получения претензии и лаконично опишите суть предъявленных к вам требований, а также укажите детали финансовой стороны вопроса (при наличии таковых). Не забудьте вписать на основании какого документа вы даете ответ (номер и дату подписания договора или претензии).
• Немного ниже дайте ответ на претензию. При составлении ответа руководствуйтесь нормативно-правовыми актами, законодательными нормами и пунктами договора. В случае если в претензии было несколько требований, дайте отдельный ответ по каждому из них.
• Отдельным абзацем вынесите резюме, т.е. сообщите адресату о том, что претензия принята вами полностью, частично или отклонена.
• Завершается претензия, как правило, личной подписью ответственного лица организации с последующей расшифровкой.

Как составляется претензия продавцу за непоставку товара?

Про образец письма-претензии арендодателю читайте тут.

В каких случаях нужен ответ на полученную претензию?

Наилучшим ответом на обоснованную и грамотную претензию, составленную в соответствии с законодательными нормами, будет полное удовлетворение требований заявителя. Только в этом случае спор между сторонами может быть решен мирным путем без содействия судебных органов.

Однако на практике не все претензии являются обоснованными и правильно составленными, к примеру, может быть неверно рассчитана сумма неустойки или же изменение договора фактически не связано с существенным изменением обстоятельств. Что же делать в таком случае? Все что нужно – составить претензию, по форме схожую с отзывом на иск, которая будет являться контраргументом позиции заявителя.

Также ответ на претензию может быть составлен при желании адресата урегулировать спор без вмешательств вышестоящих органов. В этом случае адресат признает требования контрагента, однако предлагает свои опции по урегулированию вопроса. К примеру, просит вторую сторону предоставить отсрочку по платежам или предлагает заключение соглашения относительно внесения залога и прочее.

В отдельных случаях недобросовестные торговые представители используют ответ на претензию для того, чтобы максимально затянуть переговорный процесс. Однако в этом случае адресат ответа всегда сможет распознать формальные требования исполнителя, не относящиеся к действительности, и без труда обратиться в суд.

В какой срок нужно ответить на предъявленную претензию?

В зависимости от конкретной ситуации и сути претензионной жалобы, покупатель может быть прав или сам виноват в произошедшем. Для того чтобы подробно рассмотреть претензию и выяснить кто именно является виновником обстоятельств, как правило, адресату требуется определенное время.

В случае, когда выясняется, что требования покупателя являются вполне обоснованными, тянуть с ответом на претензию не стоит.

Лучше всего сразу вернуть потраченную сумму, не дожидаясь дополнительных расходов на судебные разбирательства. Также не стоит игнорировать требования покупателя, не отвечая не претензию.

Таким образом, вы усугубите ситуацию и вполне вероятно понесете значительные расходы на компенсации материального и морального вреда и выплату пени.

Согласно закону, такого понятия, как срок дачи ответа на претензию не существует. Однако при внимательном изучении статьи 22 ЗПП можно узнать, что срок ответа составляет 10 суток: «Требование покупателя должно быть удовлетворено торговым представителем в срок до 10 дней с момента предъявления претензии».

Похожие публикации

Ответ на претензию, образец данного документа, в законодательстве нигде не представлен. А на многочисленных юридических сайтах чаще рассказывают, как составить претензионное письмо, а не как на него отреагировать. Однако, закон требует не только отвечать на жалобы потребителей, но и делать это в установленные сроки. Деловая практика сформировала правила составления подобных писем.

Ответ на претензию: сроки по закону

Отдельными законами могут устанавливаться иные сроки для реагирования на претензионные письма. Например, закон «О связи» от 7 июля 2003 г.

гласит (55-я статья), что оператор обязан в 30-дневный период рассмотреть претензию пользователя услугой, принять по ней решение и проинформировать о нем заявителя.

Если жалоба касалась услуги по денежным почтовым переводам, время на ответ сокращается до пяти дней – со дня регистрации претензии.

Как составить ответ на претензию потребителя

Несмотря на то, что официальной формы ответа на претензию не существует, два требования в отношении данного документа следует выполнить: он должен содержать необходимые реквизиты и аргументированное изложение точки зрения продавца (исполнителя). То есть нужно ссылаться на действующее законодательство, различными статьями подтверждая свою правоту.

Ответ на претензию покупателя также может содержать перечисление обстоятельств, которые, по мнению продавца, освобождают его от ответственности. К ним, в частности, относятся:

нарушение сроков подачи претензии;

виновные действия самого потребителя (например, сломавшего что-либо в приобретенном товаре);

виновные действия третьих лиц, за которые продавец ответственности не несет, и т.д.

Ответ на претензию закон не требует составлять на фирменном бланке компании, однако деловой этикет диктует именно такое оформление бумаги. Если по каким-то причинам написать его на бланке невозможно, в «шапке» документа нужно указать подробные сведения об организации-отправителе: название, адрес, контакты, ИНН, КПП, ОГРН.

По правилам делопроизводства ответ на претензию по качеству товаров или услуг должен включать и другие обязательные реквизиты:

сведения об адресате (ФИО, полный адрес, телефон);

дату составления ответа;

подпись директора организации (или уполномоченного лица) – с расшифровкой.

Заверять печатью ответ на претензию товара/услуги необязательно. Документу необходимо присвоить исходящий номер и зарегистрировать в журнале учета исходящей корреспонденции компании. Отправляется он тем же способом, каким была получена претензия от покупателя (электронно или почтовым отправлением).

Ответ на претензию по защите прав потребителей: образец

Правила оформления ответа на претензию станут нагляднее, если проиллюстрировать их конкретным примером такого документа.

Селиванову Георгию Александровичу,

проживающему по адресу:

г. Кемерово, Таежный пр., д.14, кв. 5

г. Кемерово, ул. Косыгина, д. 11, оф. 8

Исх. № 8-пр от 30.10.2019

Ответ на претензию о возврате денег за некачественный товар

Уважаемый Георгий Александрович!

Источник: https://zomboid.ru/zhaloby/obrazec-otveta-na-pretenziju

Образец ответа на претензию: Инструкция по написанию

При составлении ответа на претензию необходимо придерживаться определенного образца, который сложился в деловом документообороте. К тому же важно верно выдержать сроки ответа и учесть несколько нюансов, которые подробно описаны ниже.

Бланк ответа на претензию (word)

Образец ответа на претензию (word)

Образец ответа на претензию 2020

Четко регламентированного образца такого документа, как ответ на претензию, в законодательстве не существует. Тем не менее, следует исходить из общепринятой практики, которая предполагает наличие следующих пунктов:

1. Начинается документ, как обычно, с шапки. В ней указывается полное наименование организации (без аббревиатур) – например, Общество с ограниченной ответственностью «Бенилюкс», и не ООО «Бенилюкс». Здесь же прописываются контактные данные компании (полный почтовый адрес) и ее реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН.
2. В нижней части шапки (обычно оформляется под чертой), в левом углу следует поставить внутреннюю отметку о дате (и в некоторых случаях – времени) отправления. Эти же данные переносятся в соответствующий регистрационный журнал входящей и исходящей корреспонденции. В правом углу прописывается ФИО, а также полный почтовый адрес лица, которому направлен ответ по его претензии.
3. После обращения к лицу (ФИО по центру) следует сам текст претензии. Состоит он из двух частей:

• в предваряющей части следует кратко указать существо претензии, а также о том, кто и когда рассмотрел ее;
• в резюмирующей части прописывается конкретное решение фирмы или должностного лица с обязательными отсылками к нормам законодательства, а также внутренним документам компании, на основе которых было принято подобное решение; здесь же можно привести и отсылки к документам технического характера, результатам экспертизы и т.п.

1. Наконец, в завершающей части указывается приложение, в котором описывается название документов, которые прикладываются к ответу на претензию и являются неотъемлемой его частью. Указывается, что приложена копия и количество экземпляров. Ставится подпись, расшифровка и должность лица, подготовившего ответ.

Примеры таких документов, взятые из реального документооборота, представлены ниже.

А за основу образца ответа на претензию можно взять такой бланк.

Сроки ответа

В законодательстве нет универсальной формулы, по которой можно определить предельный срок ответа на претензию, составленную по определенному образцу. Поэтому исходить нужно из таких соображений:

1. Если речь идет о покупателе в магазине, обоснованно применять действие закона «О защите прав потребителей», в котором указывается срок 10 рабочих дней.
2. Если в договоре нет соответствующих указаний, устанавливается «разумный срок» – т.е. 30 календарных дней, как и в случае ответа государственных органов по любому запросу гражданина.
3. Наконец, самый простой вариант, когда договор напрямую регулирует этот вопрос и указывает конкретный срок ответа – часто это 10-15 рабочих или календарных дней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если речь идет о переписке между контрагентами, которые ценят сложившиеся между ними деловые отношения, действует негласное правило, согласно которому срок ответа должен укладываться в пределах рабочей недели (5 дней).

Также следует понимать, что когда сроки ответа были нарушены, то считается, что контрагент исполнил свое обязательство по договору и принял все меры по досудебному урегулированию претензий. Соответственно, в связи с игнорированием претензии сторона, понесшая ущерб, имеет право обращаться в суд.

На что обратить внимание при составлении

Поскольку ответ на претензию – это полноценный юридический документ, следует уделить особое внимание не только его оформлению, но и вопросам, связанным с доставкой:

1. Прежде всего, составлять ответ можно и на обычной бумаге, но лучше воспользоваться специальным фирменным бланком, который следует сразу разработать и ввести в учетную политику предприятия.
2. Предполагается, что документ доставляется точно таким же способом, в какой форме было получено и само обращение претензионного характера:

• почтовое отправление следует оформить в виде заказного письма с уведомлением о получении, чтобы впоследствии иметь документальное подтверждение того, что сроки ответа не были нарушены;
• письмо в электронном виде – в этом случае потребителю или контрагенту можно ответить также по е-мэйлу или факсу, однако бумажный оригинал своего документа необходимо сохранить и держать вплоть до окончательного разрешения проблемы;
• наконец, самый надежный способ – передать письмо лично в руки (например, вместе с курьером) – часто так делают, если речь идет о партнерах, деловые связи с которыми представляют для компании особую ценность.

1. Как правило, требующему лицу отправляют копию документа. В любом случае оригинал необходимо оставлять у себя. То же правило касается и приложений (например, результатов технической экспертизы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если с контрагентом сложились достаточно доверительные отношения, ответ на обращение можно предоставить и в устном виде. Но даже в этом случае следует подкрепить свои слова письменным документом, отправив его на адрес лица.

Как правильно ответить на обоснованную и необоснованную претензию

Сами по себе претензии покупателей или контрагентов могут иметь разный характер – как обоснованный, так и необоснованный. Нередко речь идет только о частично обоснованной претензии, соответственно, и ответ будет содержать удовлетворение только некоторых пунктов письма.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-napisat-otvet-na-pretenziyu/

Как составить ответ на претензию: порядок, помощь адвоката

   Ответ на претензию – важное и ответственное дело. От того, как составить данный процессуальный документ, что в нем предусмотреть и на что сослаться — в последующем зависит разрешение конфликта. Со временем любой предприниматель сталкивается с претензионными письмами.

Если своевременно не среагировать на заявление потребителя, то придется решать вопрос в суде. Для любого бизнеса это ненужные проблемы, которые повлекут за собой только трату времени и финансовых ресурсов.

Наш адвокат по вопросам защиты прав предпринимателей, а также участвующий в представлении интересов граждан поможет Вам составить ответ на претензию, с целью урегулирования ситуации и достижения наименьших потерь.

ВНИМАНИЕ: если у Вас в настоящее время возникла необходимость в составлении претензии, то наше выгодное предложение помощь в составлении претензии — должно Вас заинтересовать.

Как составлять ответ на претензию?

1. Анализ. Сначала необходимо тщательно проанализировать полученное письмо. Обычно на этом этапе предприниматели пользуются услугами профессиональных юристов. Они определяют подлинный смысл заявления, а также обращаются к законодательной базе, чтобы понять, имеет ли потребитель право на компенсацию.
2. Смотрим приложение.

   Вторым шагом проверяются копии документов, которые идут в дополнении к письму. Обычно предприниматель может найти в своей базе оригинал чека или договора. Если их нет, нужно попросить потребителя предоставить подлинные бумаги. После этого юрист определяет те пункты, которые не соответствуют действительности с точки зрения предпринимателя.

3. Необходимо указать, что после акта проверки, комиссия постановила о несоответствии данных, предоставленных потребителем. В ответе на претензию обязательно нужно расписать ваше несогласие.
4. Аргументируем свою позицию. Текст ответного письма должен быть максимально подробным и содержательным.

   В нем юрист указывает ссылки на определенные правовые акты и документы, подтверждающие необоснованность требований потребителя. Доказательства вашей невиновности должны быть конкретными и фактическими.

Внимание: смотрите видео по теме — как защитить свои права потребителя, а также подписывайтесь на наш канал , чтобы не пропустить полезную информацию и возможность бесплатной консультации адвоката:

   В некоторых случаях в инциденте виноваты форс-мажорные обстоятельства или поставщик/подрядчик, с которым вы работаете.

Лучше сразу же признать этот факт и договориться с потребителем о небольшой компенсации, чем идти в суд и сильно рисковать. Однако если вы уверены в вашей правоте, то нужно до конца защищать репутацию и отстаивать невиновность.

Иначе потребители будут по любому поводу писать претензии, и вы потеряете множество денег на выплату необоснованных компенсаций.

Срок на ответ по претензии о защите прав потребителей

   Немногие из наших доверителей в курсе, что ответ на претензию должен быть предоставлен в определенный срок. Данные сроки могут быть установлены законом либо договором. В каждом конкретном случае сроки будут различаться, к примеру, общий срок ответа установлен гражданским законодательством и составляет тридцать дней, а по страховой претензии связанной с ОСАГО всего лишь пять.

Но граждан, прежде всего, будет интересовать какой срок на ответ по претензии о защите прав потребителей. На данный вопрос можно легко найти ответ в Законе о защите прав потребителей: он составляет 10 дней. Ответ на претензию по закону о защите прав потребителей должен быть направлен, гражданину, предъявившему претензию на адрес, который был указан в претензии, с уведомлением о вручении.

Какие чаще всего бывают претензии?

   Современное законодательство не содержит определения типов претензий, обычно претензии делятся по сути их содержания:

• по качеству товара — ответ на претензию покупателя о некачественном товаре;
• о возврате денежных средств — ответ на претензию покупателя о возврате денежных средств;
• претензии об устранении недостатков проведенных работ (оказанных услуг);
• иные претензионные требования-обращения.

Помощь адвоката по защите продавца (исполнителя услуг)

   Чтобы защитить репутацию своей компании, недостаточно просто написать ответное письмо.

Вы должны ссылаться на законодательную базу, уметь анализировать полученные претензии и выявлять в них даже мелкие недочеты. У предпринимателя просто может не хватать времени на всю эту работу.

Поэтому большинство бизнесменов просто перекладывают эти обязанности на специалистов в области юриспруденции.

   Для того чтобы ответить на любую претензию Вам не нужно ломать голову как правильно ответить на претензию клиента, просто доверьте это дело профессионалам, имеющим колоссальный опыт в составлении ответов на претензии клиентов.

Образец ответа на претензию

Обществу с ограниченной ответственностью «Промышленная группа»

Общества с ограниченной ответственностью «Торговый дом»

ОТВЕТ

Источник: https://katsaylidi.ru/article/otvet-na-pretenziyu

Как правильно отвечать клиенту – правила и рекомендации |

Из этой статьи вы узнаете:

• Как отвечать клиенту по почте
• Как отвечать клиенту на звонок
• Как отвечать клиенту на обоснованную претензию
• Как отвечать клиенту на необоснованную претензию

В сфере работы с клиентами всегда возникает много проблем.

Какой тон (официальный или дружеский) лучше выбрать для общения? Как быстро нужно реагировать на вопросы, заданные в письме? Можно ли ответить на вопросы клиента еще до того, как он их задаст? И так далее.

При этом если вы не знаете ответов, то можно попасть в неловкие ситуации. В данной статье мы расскажем вам, как правильно отвечать клиенту, чтобы ваше сотрудничество продлилось долго, и было максимально продуктивным.

21 заповедь о том, как правильно отвечать клиенту

Письма ваших клиентов нельзя оставлять без ответа, отзыв должен быть отправлен оперативно. Идеально, если это произойдет в течение одного – двух часов.

Бывают случаи, когда ответить так скоро содержательно не получится в силу неких обстоятельств, нужно, тем не менее, ответить сразу же, как только вы увидели письмо, обозначив факт его получения и прописав время ответа. Текст может быть следующим: «Спасибо, документ получили.

Подробный ответ сможем дать в течение дня».
Установление контакта. Как добиться полного взаимопонимания с клиентом? Узнайте на тренинговой программе «ШКОЛА ТРЕНЕРОВ»

1. Относитесь к клиенту как к ребенку.

Лучше, если вы будете представлять своего клиента так, будто это дитя, которое представления не имеет о вашей работе. Главное в этой заповеди следующее: то, что очевидно вам, может быть совершенно не очевидно клиенту. Значит, вам нужно детально проговаривать или прописывать любую мелочь, давать пояснения своим действиям и минимизировать использование непонятных терминов.

1. Общайся с клиентом как с другом.

Продуктивным считается общение, максимально приближенное к дружескому, то есть без тяжелых и заумных предложений, занудства, но и без фамильярности, предельно уважительно.

Диалог должен строиться так, будто вы общаетесь с друзьями за ужином: довольно простые фразы, короткие предложения, смесь информативности с некоторой долей шуток, но, естественно, без перегибов.

До того, как вы произносите какую-либо фразу, подумайте: могли бы вы сказать это своему другу именно в такой форме, этими же словами.

1. Сколько вопросов, столько ответов.

Обычно клиенты в одном письме задают сразу несколько вопросов, к сожалению, не оформляя их нумерованным списком. Ваша задача – вычленить все заданные вопросы из текста письма и отвечать на них в том же порядке.

Задавая вопросы клиенту, используйте нумерованные списки, – так клиенту будет проще отвечать на них.

Когда вы составляете описание стоимости услуги, детально пропишите, что она в себя включает, даже если вам кажется, что это очевидно. Допустим, если вы говорите о стоимости производства видеоролика, то запишите, что сюда входит разработка сценария, озвучка, музыкальное оформление.

Длительные проекты, которые не нуждаются в постоянном участии клиента (допустим, сейчас вы занимаетесь отрисовыванием графики), тем не менее, предполагают, что вы не будете пропадать: напоминайте о себе клиенту регулярно – каждые три дня, не умаляйте значения постоянного контакта.

В идеале вы делаете это не просто так: вы сообщаете о промежуточных результатах, уточняете, устраивают ли они клиента.

Если работа не предполагает отчета о промежуточных результатах, то уместно будет написать о том, что вы работаете над заказом/проектом и планируете прислать итоговый вариант через определенное количество дней.

1. Отчет о проделанной работе.

Когда вы получаете от клиента письмо с какой-то просьбой, нужно не просто выполнить ее, но и прислать об этом письменный отчет.

Никакие эмоциональные/негативные/неадекватные фразы и реакции клиента не должны спровоцировать вас на ответную грубость. Ваша задача – понять, почему клиент повел себя именно таким образом, и устранить причины.

Ваш клиент должен думать, что ваша фирма работает без выходных: услуги сервиса предоставляются 24 часа 7 дней в неделю: ваша фирма подстраивается под клиента, а не наоборот.

Клиенту не стоит знать о деталях вашей работы: болезни, дни рождения, форс-мажорные обстоятельства, – ему важен лишь результат: каким образом и как скоро вы решите его проблему. Бывают ситуации, когда объясняться все-таки будет нужно, но делать это надо в соответствии с каждым конкретным случаем, опираясь на ваш опыт и чувства клиента.

1. Делай больше, чем требуется: зарабатывай WOW.

Когда вы с легкостью можете сделать больше, чем просит клиент, – делайте без раздумий. Верстка перевода, короткая версия ролика, бесплатная озвучка пары забытых строк, – все это не займет много времени и сил, а клиент оценит это как «wow».

Тем не менее, граница между «можем сделать бесплатно» и «это приведет к увеличению бюджета проекта на X рублей» определяется вашим здравым смыслом, знаниями о клиенте и советами, полученными от старших товарищей.

Как узнать скрытые потребности клиента? Узнайте на тренинговой программе «ШКОЛА ТРЕНЕРОВ».

Источник: https://practicum-group.com/blogs/kak-pravilno-otvechat-klientu/