Как мне составить грамотное письмо в поддержку?

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Как мне составить грамотное письмо в поддержку?
Муртазина Татьяна

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.

В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?

— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

  • Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.
  • В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.

Сопроводительное письмо должно отражать:

  • вашу мотивацию;
  • релевантный опыт работы;
  • навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
  • другие ваши преимущества как кандидата.

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.

В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.

Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.

Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.

Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.

Структура сопроводительного письма может быть следующей:

  1. Поприветствуйте рекрутера.
  2. Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
  3. Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
  4. Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
  5. Поблагодарите за уделенное внимание.
  6. Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
  7. Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера:
«Добрый день! Меня заинтересовала позиция PR-менеджера, т.к. хочу заниматься любимым делом в интересной и перспективной компании. Я хорошо знакома с вашей компанией.

С удовольствием слушаю ваши выступления и кейсы на конференциях, читаю соцсети, формат которых нахожу необычным и интересным. Хотела бы стать частью вашей команды, чтобы генерировать PR-идеи, работать со СМИ и создавать качественные тексты. Имею высшее образование в сфере маркетинга и PR, а также успешный опыт работы на должности маркетолога.

Занималась написанием и редактированием статей, а также рекламой, продвижением, общением с клиентами, подготовкой мероприятий и презентаций. Привыкла решать сложные задачи и быстро понимать, что от меня требуется. Владею английским языком (уровень intermediate), в настоящее время продолжаю его изучение.

С более детальной информацией о моей профессиональной деятельности вы сможете ознакомиться в резюме. Благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.

С уважением, Алиса. Тел. …, e-mail …»*.

Пример короткого сопроводительного письма на должность торгового представителя:
«Здравствуйте! Очень заинтересовала вакансия вашей компании „Торговый представитель“.

Я активный, мобильный, умею налаживать связи, вожу автомобиль и хорошо знаю город.

Имею большой опыт работы в ретейле, в том числе мерчандайзером и торговым представителем, при этом всегда эффективно выполняю план и поставленные передо мной задачи. Мой контактный телефон ….

С уважением, Максим».

Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.

Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».

Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета.

Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.

Связаться со мной можно по телефону…

С уважением, Илья».

Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.

  • Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части. При этом сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме и не противоречить ему.
  • Перед написанием сопроводительного письма почитайте о компании, в которой хотите работать.
  • Не рассказывайте свою биографию.
  • Не задавайте вопросы, например об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи стоит обсуждать на интервью.
  • Избегайте формальностей и избитых штампов, например: «Добрый день! Высылаю свое резюме на вакансию менеджера по продажам. С уважением, Михаил». Или: «Здравствуйте! Ознакомьтесь, пожалуйста, с моим резюме. Татьяна». Или: «Я ответственна, дисциплинирована и стрессоустойчива. Стремлюсь к развитию и умею работать в команде».
  • Не пишите о качествах, которые не соответствуют вакансии, нерелевантном опыте или, хуже того, о том, что вакансию, на которую вы откликаетесь, рассматриваете как запасной аэродром. Большой ошибкой, например, будет прислать сопроводительное письмо при отклике на вакансию маркетолога следующего содержания:«Добрый вечер! Я не могу найти работу преподавателем немецкого языка, поэтому рассматриваю другие предложения, так или иначе связанные или совсем не связанные с немецким языком. Интересуюсь всем новым. Легко обучаем. В процессе своей трудовой деятельности я получил опыт работы в продажах. У меня также есть опыт руководящей работы. Еще я очень много работал с деньгами. У меня есть превосходные навыки презентации продукта в качестве менеджера. Я думаю, что мне подойдет должность менеджера или высокая руководящая должность. Сейчас я ищу постоянную работу и готов рассмотреть любые варианты работы. Проживаю недалеко от вашей компании.С уважением, Иван».
  • Не создавайте имитацию сопроводительного письма. Нередки случаи, когда соискатели в поле для сопроводительного письма ставят точки, восклицательные знаки или просто пишут «Добрый день».
  • Будьте честными!
  • Продемонстрируйте знание делового этикета. Не пытайтесь быть остроумным, заигрывать с работодателем и писать сопроводительное письмо в духе: «Здрасьте! Не знаю, что здесь написать, поэтому напишу без лишней скромности: я хороший. Жду ответа, Вася». Деловой стиль не допускает фамильярности и панибратства.
  • Не давите на жалость. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и убедительным.
  • Будьте внимательны! Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. Если не уверены в своих знаниях — используйте программы проверки орфографии и пунктуации или попросите своих родных или друзей проверить ваше письмо. Нет ничего хуже неграмотного текста!

* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.

Источник: https://hh.ru/article/21395

Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

Как мне составить грамотное письмо в поддержку?

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

  • Вы являетесь специалистом в области ____.
  • Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
  • Только Ваш отдел работает без ____.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

  • Вы в свое время блестяще завершили ____.
  • Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
  • Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

  • Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
  • В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

  • До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
  • Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
  • Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

  • В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
  • В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

  • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
  • На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
  • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kak-napisat/kak-napisat-pismo-prosbu-8-prostyh-rekomendatsij

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Как мне составить грамотное письмо в поддержку?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

«Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах».

«Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

«А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела.

Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло».

Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками.

Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

БылоСтало
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие.С уважением и благодарностью,Директор центра занятостиП.П. Петров»«Уважаемый Иван Иванович!Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии.Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании.Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития.С уважением и благодарностью,Директор центра занятостиП.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации.

Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица.

Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя. 

Валентина Коренная

статья была опубликована в журнале «КАДРОВИК» № 4 (апрель), Казахстан, Алматы

Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.

Источник: https://www.mental-skills.ru/synopses/effektivnoe-pismoprosba-za-5-shagov.html

Как правильно писать письма на английском: 5 шаблонов с примерами

Как мне составить грамотное письмо в поддержку?

По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. 

Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке. 

Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми.

По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить правила написания адреса на английском.

 Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма. 

Типы писем на английском

Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки.

Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском.

Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу.

Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов. 

Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова. 

В письме, как правило, есть такие структурные элементы: 

  • обращение – отдельная строка
  • краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
  • основная часть – несколько абзацев
  • заключение – отдельная строка
  • завершающая фраза – отдельная строка
  • подпись (только имя) – отдельная строка
  • в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой: 

Совет 2. Правильное обращение в письмах на английском

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

  • Dear John! – обращение к другу, родственнику
  • Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
  • My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией 
  • Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание 

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola 

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms. 

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr. 

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке. 

 Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз: 

  • It was great to get your letter….
  • Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you. 
  • Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
  • Sorry I haven’t written for so long but….
  • I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз: 

  • I would really you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
  • Please give/send my regards (love) to your…. 
  • And write and tell me your plans for….
  • Write back soon! 
  • If you want to know anything else, just drop me a line. 

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов): 

  • I am writing to ask for your advice
  • Can you give me your advice?
  • I’ve got a problem and I need your advice. 
  • What do you think I should do? 
  • Do you think I should…? 

Фразы для разных писем: 

 Письмо-приглашениеПисьмо-извинение Благодарственное письмо Поздравление
 I'm writing to invite you to… I'm really sorry that I forgot about…  I'm writing to thank you so much for…  I'm writing to congratulate you on passing your exams… 

Желаем только хороших и теплых писем!

Источник: https://enguide.ua/magazine/kak-pravilno-pisat-pisma-na-angliyskom-5-shablonov-s-primerami

Пять привычек в деловой переписке, которые всех бесят

Как мне составить грамотное письмо в поддержку?

Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Осенью об этом выходит книга «Новые правила деловой переписки». Авторы — Людмила Сарычева и Максим Ильяхов, соавторы книги «Пиши, сокращай», главные редакторы изданий «Дело Модульбанка» и «Тинькофф—Журнал».

В поддержку книги они прислали текст с некоторыми идеями. Полная версия будет доступна в печатном и электронном виде в сентябре.

Бесит: обращения «коллеги» и «доброго времени суток»

Представьте себе любую компанию, у которой есть соцсети. Трое сотрудников отдела маркетинга одновременно получают письмо с таким текстом:

Коллеги! Завтра надо сдать отчёт по рекламе в соцсетях за прошлый месяц. Жду к 14:00.

Кто в итоге ответственный — неясно. Кажется, что Анна просто скинула задачу, а вы там сами разбирайтесь. Разберутся ли эти люди? Может быть, и разберутся, но Анну добрым словом не помянут. Ещё такое обращение может раздражать отстранённостью: вы только что пили с Анной кофе на кухне, а тут вдруг «коллеги», смотрите-ка.

Лучше обратиться к каждому лично:

Всем привет!

Завтра мы сдаём отчёт по рекламе в соцсетях.

Саша, собери статистику по продвижению постов. Ирина, с тебя — таблица по переходам на сайт и сравнение с прошлыми месяцами.

Пришлите, пожалуйста, завтра к 11, в ПДФ я соберу сама.

Ясно, что когда в переписке десять человек, к каждому по имени не обратиться. Но на десять человек лучше ничего не обсуждать в письмах, а собраться на встречу или созвониться. Если нужно просто скинуть на десятерых какой-то общий документ, это можно сделать вообще без обращения, никто не обидится.

Само слово «коллеги» нормальное. Но когда его постоянно используют, чтобы скинуть ответственность, это начинает раздражать. Если есть возможность лишний раз не раздражать собеседника, лучше так и сделать.

А «доброе время суток» — вообще всегда в топе ненавистных слов по данным всех наших опросов. Это просто уродство, нечего тут обсуждать.

Бесит: планёрки в почте

Есть такой формат работы: когда несколько человек что-то обсуждают в переписке. Кто-то один вбрасывает идею и включает троих коллег, потом их становится пятеро, постепенно обсуждение переключается на другие темы и обсуждаются несколько вопросов параллельно. Почему это ад:

  • Люди начинают писать одновременно, отвечают на одно и то же невпопад. Очень трудно вникать в такие ответы.
  • Кто-то обязательно забудет ответить на всех.
  • Кто-то другой упустит чужой ответ.
  • Кто-то третий в середине треда будет менять тему и подключать дополнительных людей.
  • Чтобы получить какую-то полезную информацию из треда, должен быть специальный человек, который модерирует эту переписку.

Чтобы обсудить что-то коллективно, нужно собрать встречу или конференц-колл. Если такой возможности нет — задать вопросы каждому человеку по отдельности. Крайний случай — предложить всем проать в гугл-форме или телеграме.

Если вас втянули в такой тред, напишите лично организатору треда ответы на все интересующие его вопросы и попросите исключить вас из переписки. Коллективная переписка — это нецелевое использование почты. Почта — это для переписки с одним человеком, плюс можно добавить пару человек в копию для информации.

  • Если имя человека стоит в поле «Получатель», считается, что он ответственный за это дело или задачу. Ему можно что-то поручать.
  • Если человек стоит в копии, то считается, что он тут для информации, никакие задачи он тут не решает и ответственность не несёт.
  • Если человек стоит в копии и понадобилось поставить ему задачу, делается новое письмо.

Бесит: благодарность авансом

В деловых письмах иногда пишут «Заранее спасибо», потому что все хотят быть вежливыми. Попросил об одолжении, вроде как уже напряг человека, надо поблагодарить:

Лёша, привет!

Мы записываем видеоролик. Можешь написать нам сценарий прямой речи? Детали в аттаче.

Заранее спасибо, Слава.

Лёша ещё не согласился писать сценарий, а Слава уже благодарит. Выглядит как манипуляция: мол, всё равно не откажешь. И это наоборот подталкивает Лёшу найти повод не писать. Наверняка он переборет этот инстинкт и поможет коллеге — всё-таки, это работа. Но гораздо лучше, если в просьбах нет манипуляции.

Лёша, привет!

У меня к тебе просьба. Это не совсем по твоей должностной инструкции, но ты очень выручишь, если возьмёшься.

Завтра мы пишем ролик о продукте «…», нам нужна прямая речь для Петрова вроде того, что ты писал для Зайцева в марте. С Зайцевым тогда получился крутой ролик, и теперь Петров тоже хочет такой же. Текста на 15-20 секунд. Съёмки завтра в 14:30, текст нужен к этому времени.

Основные тезисы приложил. Выручи, пожалуйста. Если не возьмёшься — тоже скажи, я тогда буду искать копирайтера.

Слава.

Что тут хорошего произошло:

  1. Слава заранее говорит, что просьба не по должностной инструкции, и согласие Лёши — это будет акт доброй воли.
  2. Слава подробно рассказывает о задаче, показывает пример и называет срок.
  3. Слава даёт Лёше возможность отказать. Парадоксально, но когда человеку предлагают поступить великодушно и при этом не давят, он с большей вероятностью соглашается помочь.

    Тут Слава наверняка согласится — разве что он очень занят.

Дело, конечно, не в словах типа «заранее спасибо», а в настрое. Если Слава относится к коллегам как к прислуге, они вряд ли будут ему стремиться помогать.

Бесит: когда пинают, ждут срочного ответа, напоминают о себе

Пятнадцать лет назад, когда не было мессенджеров и соцсетей, электронная почта казалась быстрым способом связи (хотя уже тогда была Аська).

Теперь есть каналы и побыстрее, а почта считается врагом продуктивности. Особо просветлённые тайм-менеджеры отвечают на почту раз в день в специально отведённое время.

А так получатель может отвечать на письмо день, два и неделю. Поэтому здесь два правила:

  • Не писать письмом ничего срочного. Если надо срочно — звонить. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождет 1-2 дня.
  • Не писать повторных писем. Если человек не отвечает, не стоит ему на следующий день писать «ПИШУ ПОВТОРНО!» или попрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно просто написать повторно, не упрекая и не подчеркивая, что письмо повторное.

Ещё: если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не надо писать «смотри письмо два дня назад». Надо просто снова приложить этот документ.

Бесит: когда в тупой ситуации делают вид, что всё в порядке

Вот ситуация. Через два часа встреча с клиентом. Никто не в курсе, потому что менеджер никого не предупредил (забыл). Менеджеру стыдно признать провал, поэтому он такой типа всё в порядке:

Коллеги! Сегодня в 14:00 у нас встреча с клиентом таким-то. Жду вас через два часа!

Всем очевидно, что это накосячил менеджер. И ладно бы накосячил и извинился — нет, ещё и делает вид, что всё нормально, как будто мы дурачки и ничего не понимаем. Забыть может кто угодно и это можно понять и простить. А вот держать нас за дураков — это некрасиво, тем более что делается намеренно.

Менеджеру надо было просто признать, что ситуация ненормальная:

Ребята, я забыл вас предупредить о встрече с таким-то клиентом сегодня в 14:00. Простите меня, пожалуйста. Я понимаю, что всё в последний момент, но вы мне очень нужны на этой встрече.

Я прозвонил всем, с кем у вас запланированы встречи на это время. Всем всё объяснил, все в курсе, поэтому просто приходите в 14:00 в «Аврору». Простите еще раз.

  • менеджер признал свой косяк;
  • попросил прощения за него;
  • совершил действия, чтобы всем было удобно выполнить его просьбу.

Это вообще классный приём, если нужно, чтобы человек сделал вам что-то, что он делать не обязан, покажите ему свою добрую волю: проделайте за него часть работы. Покажите, что вы с ним заодно, в одной команде. Такое отношение располагает и помогает договориться.

Напоследок прямая речь авторов

Когда-то я работала в корпорации и каждый день получала письма. Часть писем было формальным, отстранённым обсуждением рабочих вопросов, где каждый ссылался на правила, считал друг друга идиотами и отстаивал свою правоту. Побеждал тот, кто сошлётся на большее количество правил. Это была страшная потеря времени.

Потом до меня дошло: на том конце переписки не идиоты. Это такие же люди, как я: они работают над своими задачами, изо всех сил стараются успевать за планом и просто хотят решить вопрос. Одна эта вещь всё поменяла: я стала писать без претензий, бросила прикрываться правилами и сменила тональность на более дружелюбную. Вопросы стали решаться быстрее и проще.

С тех пор я знаю, что относиться к другим, как к идиотам, — непродуктивно, а уважение помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи. Книга «Новые правила деловой переписки» об этом.

Уже давно понятно, что «Хороших выходных» в переводе с офисного означает «Идите на х…», а «Я вас услышал» — «Ну ты и кретин». Мы хотим это изменить. Наш главный посыл: чтобы другие хотели тебе помогать, нужно отнестись к ним с уважением и заботой, пойти навстречу, проявить доброту.

Понятно, что многие вещи здесь сейчас выглядят максималистскими, и мы не поменяем культуру за один месяц. Но если из десятерых ваших коллег хотя бы двое начнут относиться к вам с уважением и заботой, вы это мгновенно почувствуете.

Еще очевидно, что всё это необязательно. В деловой переписке можно быть кровавым тираном, и люди всё равно будут с тобой работать, потому что у тебя бюджет, а у них зарплата. Но когда людям с тобой в кайф, они будут работать во много раз быстрее, эффективнее и изобретательнее.

Источник: https://vc.ru/books/44026-pyat-privychek-v-delovoy-perepiske-kotorye-vseh-besyat

Редактируем безнадежное письмо службы поддержки

Как мне составить грамотное письмо в поддержку?

Как-то раз я собирался в Грецию и решил узнать, будут ли с меня брать комиссию при оплате рублевой картой. Я не люблю звонить в банк, поэтому отправил свой вопрос на почту техподдержки.

Через пару дней мне пришел вот такой ответ: Я так и не понял, идет ли речь о дополнительной комиссии или о конвертации по курсу банка.

О том, что было бы неплохо заехать в банк и написать заявление, до меня дошло только с третьего раза. Давайте попробуем сделать лучше.

Пишем простым языком

Хороший банк должен быть на одной волне с клиентами. Общение должно вестись непринужденно, без лишнего официоза и непонятных терминов. Будь проще и люди к тебе потянутся.

Перепишем наше письмо так, чтобы стало понятно и студенту-первокурснику, и бабушке-пенсионерке:

БылоСтало
В случае несовпадения валюты карты с предоставленной в Банк валютой операции к списанию происходит конвертация, предусмотренная Договором.Если вы будете расплачиваться рублевой картой, банк спишет средства по своему внутреннему курсу.
Ознакомиться с Условиями и Тарифами по продуктам и услугам Банка, курсом конвертации при осуществлении операций по счетам карт Банка вы можете на сайте (ссылка), в офисе Банка либо обратившись по телефону Единого информационного центр Банка (круглосуточно, бесплатно).Узнать текущий курс можно здесь: ссылка
Для уведомления Банка о предстоящей поездке за границу в целях избегания неправомерной блокировки карты, Вы можете обратиться в офис банка с паспортом, для написания заявления в свободной форме, либо составить заявление по телефону Единого информационного центра.Во время поездки банк может заблокировать вашу карту, т.к. у вас установлен лимит на покупки за рубежом. Чтобы этого не произошло, вам нужно написать заявление в свободной форме. Это можно сделать по телефону (номер телефона) или в офисе банка. Не забудьте паспорт.

Добавляем пользу

После того, как мы сделали текст проще, всплыла главная проблема. Это письмо должно было быть о дополнительной комиссии, а не о курсе конвертации. Мы проигнорировали вопрос клиента, а значит наше письмо не попало в цель. Исправляемся: При оплате за рубежом мы не возьмем с вас дополнительной комиссии.

Проявляем заботу

Проявление заботы — это плюс в карму и доверие клиента. Человек, который интересуется дополнительными комиссиями, навряд ли захочет тратить деньги впустую.

Нужно посоветовать ему что-то, что обезопасит его средства и поможет сэкономить. Например, можно написать о валютных картах: Зарубежные банкоматы могут брать дополнительную комиссию за снятие средств.

Чтобы этого не случилось, рекомендуем вам выпустить валютную карту. Это можно сделать бесплатно в любом офисе банка.

Наводим красоту

Соберем весь текст вместе: При оплате за рубежом мы не возьмем с вас дополнительной комиссии. Если вы будете расплачиваться рублевой картой, банк спишет средства по своему внутреннему курсу. Узнать текущий курс можно здесь: ссылка. Зарубежные банкоматы могут брать дополнительную комиссию за снятие средств.

Чтобы этого не случилось, рекомендуем вам выпустить валютную карту. Это можно сделать бесплатно в любом офисе банка.

Во время поездки банк может заблокировать вашу карту, т.к. у вас установлен лимит на покупки за рубежом. Чтобы этого не случилось, вам нужно написать заявление в свободной форме.

Это можно сделать по телефону (номер телефона) или в офисе банка. Не забудьте паспорт.

Получилась бесформенная куча. Придадим ей форму: разобьем на абзацы, добавим подзаголовки и немного поиграем с формулировками: При оплате за рубежом мы не возьмем с вас дополнительной комиссий. Если вы будете расплачиваться рублевой картой, банк спишет средства по своему внутреннему курсу. Узнать текущий курс можно здесь: (ссылка). Также перед началом путешествия рекомендуем:

Оформить валютную карту

Мы с вас комиссию не возьмем, а вот зарубежные банкоматы — могут. Чтобы этого не случилось, рекомендуем выпустить валютную карту. Это поможет сэкономить на конвертации. Оформить карту можно бесплатно в любом офисе банка.

Сообщить банку о своей поездке

Во время поездки банк может заблокировать вашу рублевую карту, т.к. у вас установлен лимит на покупки за рубежом. Чтобы этого не случилось, вам нужно написать заявление в свободной форме. Это можно сделать по телефону (номер телефона) или в офисе банка. Не забудьте паспорт.

Последний штрих

Общение всегда начинается с приветствия. В оригинале письма используется слово «Уважаемый». Но настоящее уважение проявляется в заботе, а не в красивых словах. А написать можно всё, что угодно: Уважаемый Кирилл Сергеевич! Ваша статья — !@#%. С уважением,

сотрудники банка.

Заменим на нейтральное «Здравствуйте».

Резюме

Письмо нашего банка было тяжелым и непонятным, а стало простым и воздушным: Пишите проще, пишите о полезных вещах. Людям это нравится.

Update: Как оказалось, я допустил фактическую ошибку и комиссия всё-таки должна взиматься. Давайте вместе придумаем подходящую формулировку?

Источник: https://habr.com/ru/post/314054/

Юр-консультант.ру
Добавить комментарий