Учет топливных карт: разбираем основы
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков.
В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.
Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.
Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.
Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.
Виды ТК различны:
- лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
- нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
- денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
- литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
- дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
- кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.
Как оформить топливную карточку
Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна.
Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций).
К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.
За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.
Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.
Рекомендации по учету
Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы.
Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.
Топливные карты в бухучете
Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:
- Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
- Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
- Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
- Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
- Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
- Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.
Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.
Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.
В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.
Бухучет трат на топливо
Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:
Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.
В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.
Проводки:
| Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки | 60 | 51 |
| Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной | 10.6 | 60 |
| Учтен НДС по ТК | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Стоимость карточки списана в расходы | 202644 | 10.6 |
Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно, работник не получил никаких денег. Так как топливные карточки отнесены к бланкам строгой отчетности, то допустимо организовать их учет на соответствующих забалансовых счетах. Как будет отражаться топливная карта, забалансовый счет следует закрепить в учетной политике.
При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания топливных карт могут быть: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.
Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода. В обычной практике — по итогам месяца.
Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:
- Итоговый отчет по операциям, к примеру, за месяц.
- Товарную накладную.
- Счет-фактуру.
- Акт сверки взаиморасчетов.
Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует устранить незамедлительно. Теперь следует оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.
Проводки:
| Перечислен аванс на баланс топливной карты | 60.2 | 51 |
| ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных | 10.3 | 60.1 |
| Учтен НДС | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ | 60.1 | 60.2 |
| Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов | 202644 | 10.3 |
Налоговый учет
Отдельное внимание уделите правилам налогообложения таких затрат. В учетной политике для целей налогообложения закрепите:
- Порядок отнесения затрат на покупку самой ТК. Здесь допустимо несколько вариантов:
- списание на прямые затраты;
- включение в расходы, связанные с содержанием транспортных средств;
- отнесение в состав прочих затрат.
НДС, включенный в стоимость ТК, можно принять к вычету, но только после принятия ТК к учету и получения счета-фактуры на нее. Применение вычета считается правомерным, если организация является плательщиком НДС и использует карты в налогооблагаемых операциях.
- Порядок отнесения затрат на ГСМ. Расходы этой категории могут быть учтены при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, но только при соблюдении условий:
- расходы обоснованны, издержки произведены в рамках установленных норм;
- подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные);
- совершались с целью осуществления основного вида деятельности, приносящей доход.
Проводки по ТК для бюджетников
Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухучет по особым нормам. Как и коммерческим субъектам, необходимо обозначить все ключевые моменты по ведению учета ТК и ГСМ по ним в учетной политике.
Как отражать в учете бюджетного учреждения такие операции:
- Куплена ТК на сумму 500 рублей.
- Перечислен аванс — 50 000 рублей.
- Заправки по карте — 7000 рублей.
| Отражены расходы учреждения по изготовлению топливной карты | 0 401 20 2260 109 ХХ 226 | 0 302 26 730 | 500,00 |
| Произведена оплата за изготовление ТК | 0 302 26 830 | 0 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18 | 500,00 |
| Топливная карта принята к учету на забаланс | 03 | 1,00 | |
| Перечислен аванс поставщику ГСМ | 0 206 34 560 | 0 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18 | 50 000,00 |
| Учтен бензин, полученный водителем при заправке по топливной карте | 0 105 33 340 | 0 302 34 730 | 7000,00 |
| Списаны израсходованные ГСМ | 0 401 20 2720 109 ХХ 272 | 0 105 33 440 | 7000,00 |
| Частично зачтен аванс в части полученного топлива по ТК | 0 302 34 830 | 0 206 34 660 | 7000,00 |
Законодательное обоснование
Действующие законодательные нормы:
- Порядок оприходования ГСМ — п. 5 и 6 ПБУ 5/0.
- О переходе прав собственности на топливо — ст. 223 ГК РФ и ст. 458 ГК РФ.
- Вычет по НДС — п. 1 ст. 172 НК РФ.
- Нормы расхода горюче-смазочных материалов — Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.
- Необходимость документального подтверждения затрат на ГСМ — п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ и п. 1 ст. 252 НК РФ.
Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/uchet-toplivnykh-kart-v-2019-godu-razbiraem-osnovy
Бухучет ГСМ по топливным картам: возмещение расходов
Горюче-смазочные расходы — это трата финансов компании на оплату топлива для транспорта или другой техники, которая требует использования горючих ресурсов. В ГСМ входит не только закупка топливных материалов, но и все вычеты и траты на обслуживание автомобилей и оборудования (мойка, техобслуживание и др.).
Необходимые сборы и периодичные налоги также оплачиваются со счёта ГСМ. Очень важно иметь правильную документацию при ведении бухгалтерского учёта ГСМ, ведь это прямо влияет на уровень налогов компании.
Если предоставить налоговой документ о расходах на топливо, то фактическая прибыль будет уменьшена, и сумма налога, соответственно, упадёт.
Учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году — бухгалтерский по топливным картам, как вести, в НКО
Что такое горюче-смазочные материалы. Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году. Что такое топливные карты. Особенности учета ГСМ в НКО и бюджетных организациях
Работа любого предприятия состоит из множества процессов,каждый из которого в результате приводит к получению прибыли.
В них могут быть задействованы средства, которые прямо или косвенно относятся к производственному процессу, оказанию услуг и выполнению работ. Но иногда возникает вопрос, как правильно их учитывать.
Основные моменты
Вся работа предприятия предусматривает использование разнообразных ресурсов. Одним из них выступает бензин.
Цель его применения определяется родом деятельности предприятия. Он может относиться к производственным запасам или нет.
Если же бензин используется как средство обеспечения передвижения лица, имеющего определенное поручение, связанное с нуждами предприятия, то такие расходы учитываются, но не влияют на прибыль.
Он может применятся для заправки рабочего оборудования, такого как бензиновый триммер или пилка.
Но в случае, когда данные приборы являются средством получения прибыли, он относится к производственным затратам.
Как видите, данный вопрос содержит массу нюансов, в которых стоит более детально разобраться.
Определения
В данной статье будет использован ряд терминов, не относящихся к финансовой сфере, но имеющих непосредственное отношение к обсуждаемому вопросу. Рассмотрим их значение.
| Топливная карта | Это технический расчетный инструмент, в который встроен процессор. Она дает право владельцу на получение топлива в количестве, которое было заранее оплачено |
| Горюче-смазочные материалы (ГСМ) | Это нефтепродукты, которые используются в качестве топлива и смазки для транспорта или специального оборудования |
| Бензин | Это бесцветная жидкость, относящаяся к ГСМ, получаемая путем переработки нефти |
С какой целью ведется
Горюче-смазочные материалы, в частности бензин,являются материалами, без которых сложно сегодня представить работу любого предприятия.
В зависимости от того, с какой целью используется материал, его можно отнести к производственным, что позволит уменьшить налоговую базу, увеличить себестоимость продукции и правильно высчитать окончательную цену товара, поставляемого предприятием своим потребителям.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что учет ГСМ, как и других материалов, ведется с целью правильного расчета финансовых результатов, осуществления финансового планирования, а также расчетов с бюджетом в виде налоговых платежей.
Правовая база
При работе с учетом горюче смазочных материалов по топливным картам используется следующая нормативная база:
Также для ведения учета используются правила бухгалтерского учета и план счетов.
Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам
Определение топливной карты мы уже давали в одном из предыдущих пунктов. Рассмотрим какие бывают их виды.
Их различают по наличию ограничений:
| Лимитированные | Установлено определенное количество средств, которые необходимо использовать за определенный период |
| Не лимитированные | Пользование средствами, внесенными на карту.Не ограничено их величиной и временем применения |
Еще одним методом классификации является учетная единица. По этому признаку различают:
| Литровые | Это карта, которая выдается на заранее оплаченный объем топлива |
| Денежная | На карте содержится денежная сумма, из которой в последствии ведется вычет при оплате материалов |
Использование топливных карт – удобный и выгодный способ расчета. Поэтому он часто используется юридическими лицами. При этом важно, чтобы на предприятии велся правильный учет средств.
Для этого используют план счетов, а также разработанная учетная политика, которая должна содержать информацию о:
- стоимости ГСМ;
- методе учета расходов на ГСМ;
- о методах внесения карт на баланс предприятия;
- создании специального учетного журнала;
- наименование места хранения ГСМ.
Для учета используются специальные листы.
Какими проводками отображается
Учет топливных карточек ГСМ ведется на основании договора на поставку топлива или товарной накладной.
Для этого используется счет 10.6 – «Прочие материалы». Но прежде, чем сумма будет внесена на данный счет, необходимо провести ряд хозяйственных операций.
Рассмотрим более подробно, какие используются проводки для учета топливной карты:
| Дебит | Кредит | Хозяйственная операция |
| 60 | 51 | Перечисление средств за изготовление карт |
| 10 | 60 | Отображение карты в составе товарно-материальных ценностей |
| 19 | 60 | Учет НДС |
| 68 | 19 | Принятие к вычету НДС |
| 20, 26, 44 | 10 | Списание стоимости карты на расходы |
Карта для использования выдается водителю, который должен получать по ней назначенные ГСМ. Важно, что эта операция не подтверждается бухгалтерской проводкой.так как лицо не получает на руки денежные средства.
Какие операции проводятся до списания материалов на расходы, вы может просмотреть в таблице, представленной ниже:
| Дебит | Кредит | Операция | Документ |
| 60.2 | 51 | Перечисление поставщику оплаты за ГСМ | Выписка из банка |
| 10.3 | 60.1 | Принятие к учету ГСМ | Договор о поставке,товарная накладная,отчет |
| 19 | 60.1 | Учтен НДС | Счет фактура |
| 68 | 19 | Вычет НДС | Счет фактураКнига закупок |
| 60.1 | 60.2 | Учет предоплаты | Бухгалтерская справка |
| 20, 26, 44 | 10.3 | Списание приобретения топлива, используемого по карте | Бухгалтерская справаПутевой лист |
Документальное оформление
Учет и списание ГСМ по топливным картам должны подтверждаться документально. Он изготавливается предприятием, обеспечивающим поставку бензина.
Для его расчета используется счет-фактура, а для вычета – книга закупок. Все затраты, которые несет предприятие в связи с изготовлением карты, относятся к расходам, которые фиксирует бухгалтерская справка.
Как именно они применяются, вы можете увидеть в таблице, представленной в пункте выше.
Помимо бухгалтерского учета на предприятии в обязательном порядке ведется налоговый учет ГСМ и топливных карт. Предприятие, как потребитель, уплачивает НДС с такого товара как топливная карта.
Вычет производится в случае, если операции, для которых приобретена карта, облагаются НДС. Эта операция проводится после принятия карты на учет и получения счета-фактуры.
Топливо может быть внесено в расходные материалы и его стоимость уменьшит налогооблагаемую базу в случае, если оно применялось непосредственно с целью получения дохода, что подтверждено документально.
Возникающие нюансы
Представленный выше пример учета ГСМ используется для большинства коммерческих организаций и предприятий.
Но для отдельных видов организаций используется несколько другой учет. Рассмотрим это более подробно.
В НКО
В некоммерческих организациях не предусмотрено получение дохода. Поэтому учет они осуществляют несколько другими методами. НКО не оплачивает налог на прибыль, следовательно, не ведется налоговый учет.
: учет путевых листов и ГСМНо так как их расход не связан с производством, то использование бензина отражается на счете 26 – «общехозяйственные расходы». В остальном проводки имеют такой же вид, как и у коммерческих предприятий.
Бюджетном учреждении
Отдельным вопросом можно вынести учет топлива на государственных предприятиях, которые именуются как бюджетные организации. Для них используется другой план счетов.
Порядок учета ГСМ по топливным картам в бюджетном учреждении представлен ниже:
| Дебит | Кредит | Операция |
| 1201055101302022830 | 1302022730120101610 | Отражение стоимости закупленных топливных карт |
| 120822560 | 120105610 | Отражение карт, выданных ответвленным лицам |
| 110503340 | 120822660 | Отображение стоимости материалов, аванс за которые проводился денежной картой |
| 110503340 | 120822660 | Отображение стоимости материалов, оплаченных картой литровой |
| 140101222 140101272 | 110503340 | Перенесение стоимости ГСМ на текущие расходы |
| 110601310 | 110503340 | Отражается сумма средств,используемых для ведения предприятием основной деятельности |
Рассмотрев таблицу, можно сделать вывод, что учет ГСМ на бюджетных предприятиях значительно отличается от частных.
Горюче-смазочные материалы, а именно бензин, это одно из средств, которые чаще всего используется на предприятиях.
Поэтому важно правильно вести учет данного средства, для чего используется счет 10.3. «Топливо». К каким расходам относятся данные затраты, зависит от специфики предприятия.
Для упрощения расчетов с поставщиками ГСМ используется топливные карты. Они могут различаться между собой по учетным единицам и лимитированию. Их учет ведется на счету 10.6.
С сайта: http://jurist-protect.ru/uchet-gsm-po-toplivnym-kartam/
Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам
Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов.
Держателями карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на этот вид карт.
Документальное сопровождение
Если транспорт лишен системы, то путевые листы подтвердят пробег, а справка от бухгалтерии покажет расход топлива.
Если в транспорте контролируется только пробег, то заверенные ответственным за эксплуатацию автомобиля бумажные отчеты из системы и бухгалтерская справка будут являться основанием для учета ГСМ.
При оснащении автомобиля системами контроля над пробегом и расходованием ГСМ хватит подписанных отчетов из системы ответственным лицом.
ГСМ при учете налогов
Налоговое законодательство не требует вести обязательное нормирование расходов ГСМ.
Если было принято решение в пользу нормирования, то, чтобы проводить в дальнейшем списание топлива в расходы, надо принять во внимание следующее:
- При ОСНО весь потраченный объем ГСМ вносится в графу «Расходы» в последний рабочий день месяца (ст. 264 НК РФ). НДС, который указан в счете-фактуре поставщика, учитывается в вычете, когда отражена стоимость купленных ГСМ на дебиторском счете 10 «Материалы» (письмо Министерство финансов № 03-07-11/335).
Источник: http://buhvopros.com/gsm-rashody/
Бухгалтерский учет гсм по топливным картам
Компания ППР предлагает удобный и безопасный способ оплаты горюче-смазочных материалов для корпоративных клиентов посредством топливных карт. Это дает возможность вести точный учет ГСМ, исключить несанкционированной заправки топлива.
Топливная карта представляет собой современную систему расчетов на АЗС за приобретенное топливо. Покупка бензина осуществляется безналичным способом. В основе топливных карт лежит такая же технология, как и в банковской системе, только расчет ведется не в денежном эквиваленте, а в литрах горючего.
Учет топлива: преимущества топливных карт
Топливные карты – это очень удобный вид расчета как для крупных предприятий, так и для частных пользователей. Физические лица могут расплатиться за горючее и получить кэшбек или бонусы. Отпадает необходимость носить с собой наличные. Им важно иметь дополнительную скидку или бонусы на следующую заправку, бензин получается со скидкой, но это зависит от АЗС и вида карточки.
Гораздо очевиднее преимущества для юридических лиц:
- позволяют полностью контролировать расчеты за приобретенное количество бензина. Сделать это можно в онлайн-кабинете. Каждый руководитель сможет просчитать, сколько водитель тратит топлива.
- удобная система оплаты. Можно заправиться по топливным картам на любой АЗС страны тем горючим, которое необходимо. Больше нет опасений потери наличных. Современная система полностью решает проблемы с заправкой.
- экономически выгодно. Покупка карт на топливо позволяет возвращать НДС и тем самым сократить расход собственных средств на заправку автотранспорта компании.
- включение стоимости топлива в расчет себестоимости.
- экономия средств за счет бонусов и скидок. Этот момент на сегодня также является важным, ведь при сложной экономической ситуации в стране каждая копейка на счету.
- >полная информационная поддержка персонального менеджера, помощь в оформлении топливных карт. Ни одна компания не останется без внимания. Профессиональный подход работников позволит быстро и на выгодных условиях подписать договор и получить карточки.
Но самое главное, это осуществлять полный контроль, как используется бензин работниками предприятия. Отчет можно получать в личном кабинете, такая документация будет иметь информацию, кто, где и сколько заправился. При использовании топливных карт водителю не так легко будет скрыть перерасход ГСМ.
Доступная схема приобретения топливных карт
Для приобретения топливных карт, первым делом подписывают договор, в котором будут указаны все моменты сотрудничества. После получения, организация зачисляет на нее средства, позволяющие приобретать топливо. Но на саму карту заходят не деньги, а литры.
Также многие корпорации используют два вида карт, один из которых – это виртуальный склад топлива, на котором хранится все топливо предприятия. Другой вид – это персональные продукты. По необходимости управляющий основным складом перечисляет на второстепенную карту требуемое количество бензина определенного вида.
Все просто и доступно, ведь система разработана специально для удовлетворения потребительских целей предприятия.
Талоны или карты для заправки автомобиля
Талоны широко используются уже много десятилетий. Но стоить заметить, что правового статуса они не имеют. Использование талонов как способа расчета на заправочной станции не имеет законодательной базы.
По своим возможностям талоны на топливо и не могут считаться средством оплаты, ведь на счет АЗС сначала перечисляется предоплата, а потом на эти деньги приобретаются талоны.
Талон является простым документом, подтверждающий право на предварительно оплаченное топливо, которое хранится на АЗС.
Для покупки бензина посредством талонов компания заключает прямое соглашение о таком сотрудничестве, в котором указывает вид топлива, его стоимость и количество, а также прилагает перечень тех заправочных станций, где можно заправиться по талонам.
Талоны выдаются водителю, и он самостоятельно их отоваривает. Как показывает практика, это не обеспечивает надлежащий контроль за расходом топлива. Они существенно ограничены в возможностях приобретения, чего не скажешь о топливных картах, которые на сегодня являются лучшим вариантом удобной заправки, высокоточного контроля за расходованием ГСМ.
Бухгалтерский учет топливных карт
Представляя собой пластиковую карточку, этот вид является информационным носителем о количестве топлива.
Также она может программироваться на определенную сумму денег, которые можно потратить за указанное время.
Использование и учет бензина по топливным картам осуществляются на законных основаниях, не противоречит действующему законодательству. Это говорится в письме Государственного департамента автотранспорта.
Топливные карты следует хранить в бухгалтерии и выдавать согласно приказу руководителя. Основная же топлиная карта, так называемый топливный склад, никому не выдается. Это собственность предприятия.
С нее дистанционным методом перебрасываются средства на покупку бензина. Они зачисляются на персональную карту в виде литров.
В случае использования одним и тем же лицом ее можно закрепить за ним, прописав это в приказе.
Движение карточек на предприятии обычно фиксируют в специальной таблице (журнале). Он может быть составлен в произвольной форме. Как правило, указывают номер карты, дату выдачи, фамилию водителя, за которым она закреплена.
А так же остаток бензина на момент использования, дату возврата и остаток топлива в момент сдачи информационного носителя. Но разработать журнал выдачи каждое предприятие может самостоятельно. Указав именно те данные, которые необходимы ему для учета.
Простой учет топлива обеспечивает востребованность на предприятии.
В момент приобретения водитель получает два чека и возвращает их в бухгалтерию предприятия. В конце недели или месяца по запросу компании предоставляется расшифровка, где видно, как покупался бензин по карте. Предприятие при таком подходе имеет все возможности вести точный график затрат.
В бухгалтерском учете этот вид носителя может отображаться в зависимости от того, является ли она собственностью компании или нет. При таком виде договора топливную карту отображают как малоценный предмет.
Если карта не является собственностью компании, а остается во владении АЗС, то она в бухгалтерском учете не отображается. За нее поставщик получает залоговую стоимость, которая возвращается по истечении срока договора. Эти моменты должны быть указаны в соглашении, которое заключается между компанией-потребителем и АЗС.
Само же топливо в бухгалтерском учете показывается так же, как и горючее, приобретенное по талонам. Расходы на топливо отражаются в составе «Материальные затраты». Ведется количественно-суммовой бухгалтерский учет ГСМ.
Не учитывая первоначальную стоимость ГСМ и НДС, бухгалтер приходует расходованное топливо по количеству, маркам и стоимости.
Виды карт
Топливные карты в первую очередь различаются по виду самого топлива, то есть они выдаются под конкретное горючее.
Такая карта имеет узкое направление, так как заправиться по ней можно только тем топливом, которому она соответствует.
Такой подход позволяет осуществлять полный контроль над заправкой, ведь водитель сможет приобрести только то горючее, которое необходимо рабочему автомобилю.
Также топливные карты могут различаться по региону действия:
- межрегиональные. Позволяют осуществлять заправку на любых АЗС, которые поддерживают современную оплату топлива. Как правило, это все заправочные станции страны. Водитель сможет купить бензин на любой АЗС, где бы он ни находился. Такой подход удобен для работников, которые по роду деятельности колесят дорогами страны. Им просто необходимо быстро заправиться в удобном для них месте;
- региональные. Такие топливные карты позволяют заправиться лишь в определенном регионе. Они предназначены для водителей, которые обеспечивают жизнедеятельность организации и по роду своей работы не осуществляют дальних переездов.
Современный подход в учете топлива осуществляют именно карты на топливо. На сегодня они являются лучшим средством контроля, как используется бензин. Они позволяют не только экономить расходы.
Это сегодня является важным для любого предприятия. Осуществляется точный контроль над процессом заправки. Подход позволяет проводить заправку автомобиля дистанционным методом.
На карту перечисляются уже литры конкретного топлива.
Защита пин-кодом такая же как и у обычной карты, что помогает обезопасить расходование топлива для непроизводственных целей. В случае утери осуществляется блокировка информации.
Источник: http://k-p-a.ru/buhgalterskiy-uchet-gsm-po-toplivnym-kartam/
Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция по учету путевых листов и списанию топлива
Покупку и списание ГСМ регулярно отражают в учете многие организации. В этой статье вы узнаете, как в 1С 8.3 Бухгалтерия учитывать бензин и другие ГСМ, приобретенные за наличный и безналичный расчет. Также здесь есть подробная инструкция по списанию топлива по путевым листам.
Водитель может залить топливо за наличные или по топливной карте. В последнее время все популярней становится покупка бензина по топливным картам. Оплата в этом случае происходит через банк, а поступление ГСМ отражают по накладной или УПД. Однако по-прежнему популярен и старый способ – покупка топлива за наличный расчет.
В этом случае водитель составляет авансовый отчет. Но независимо от способа покупки, списание топлива на расходы делают только по путевым листам. В этой статье есть подробная пошаговая инструкция, как учесть ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам и за наличный расчет, а также как сделать списание ГСМ по путевым листам.
Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам
Использование топливных карт позволяет контролировать:
- Сколько топлива приобрел водитель;
- Когда залил;
- Какое именно топливо;
- По какой цене;
- На какой заправке.
При заправке по топливной карте водителю не нужно составлять авансовый отчет. Единственный документ, который он предоставляет в бухгалтерию – путевой лист. Оплата ГСМ в этом случае производится по безналичному расчету в адрес поставщика по договору поставки по топливным картам.
В 1С 8.3 Бухгалтерия учет ГСМ по топливным картам делают в два шага:
- Отражают поступление ГСМ по первичным документам от поставщика;
- Списывают ГСМ по путевым листам водителя.
Шаг 1. Отразите поступление ГСМ
Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам начинается с оприходования топлива на счет учета материалов. Чтобы отразить поступление бензина в 1С зайдите в раздел «Покупки» (1) и кликните на ссылку «Поступление (акты, накладные)» (2). Откроется список ранее созданных поступлений.
В открывшемся окне нажмите кнопку «Поступление» (3) и кликните на «Товары (накладная)» (4). Откроется форма для создания нового поступления.
В документе укажите:
- Вашу организацию (5);
- Поставщика ГСМ (6);
- Договор с поставщиком на поставку по топливным картам (7);
- Склад (8). Создайте отдельный склад для ГСМ, так удобней контролировать остатки топлива;
- Номер и дату накладной от поставщика (9).
Далее нажмите кнопку «Добавить» (10) и заполните в табличной части накладной:
- Номенклатуру (11);
- Количество приобретенных ГСМ (12);
- Цену топлива (13);
- Ставку НДС (14);
- Счет учета (15). Здесь выберете счет 10.03 «Топливо»;
- Счет учета НДС (16). Выберете 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».
Для сохранения и проведения документа в 1С 8.3 Бухгалтерия нажмите кнопки «Записать» (17) и «Провести» (18). Теперь топливо находится на балансе вашей организации по дебету счета 10.03. Чтобы посмотреть проводки нажмите кнопку «ДтКт» (18). Откроется окно проводок.
В окне проводок видно, что бензин оприходован по дебету счета 10.03 (19) по количеству (20) и сумме (21). Также отдельно отражен НДС по поступившему топливу (22).
Следующим шагом будет отражение в учете списания ГСМ, его делают по мере расходования топлива на основании путевых листов.
Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом
Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:
8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).
Шаг 2. Отразите списание ГСМ по путевым листам
Списание топлива на счета затрат делают по путевым листам. В них водители указывают количество израсходованного бензина (дизтоплива) и пройденный километраж. Данные из путевых листов сверьте с отчетами по расходу, которые вам предоставит поставщик топлива.
Списание бензина по путевым листам в 1С 8.3 делают документом «Требование-накладная». Чтобы его создать зайдите в раздел «Склад» (1) и кликните на ссылку «Требования-накладные» (2). Откроется окно с ранее созданными документами списания.
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма для создания нового списания.
В требовании-накладной укажите:
- Вашу организацию (4);
- Дату списания (5);
- Склад, на котором числится топливо (6).
Для заполнения табличной части накладной нажмите кнопку «Добавить» (7) и укажите:
- Номенклатуру для списания (8);
- Количество израсходованных ГСМ (9);
- Счет затрат (10). Здесь выберете бухгалтерский счет, на который будет списано топливо. Например, торговые организации могут выбрать счет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», производственные предприятия – счета 20.01 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» или 26 «Общехозяйственные расходы»;
- Подразделение затрат (11). Здесь укажите подразделение, к которому относится данный расход;
- Номенклатурную группу (12);
- Статью затрат (13). Выберете нужную стать, например «Транспортные расходы».
Для завершения операции списания нажмите кнопки «Записать» (14) и «Провести» (15). Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (16). Откроется окно проводок.
В окне проводок видна бухгалтерская запись по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (17) и кредиту счета 10.03 «Топливо» (18). Таким образом, со счета учета материалов списан бензин в количестве 140 литров (19) на сумму его себестоимости (20). Напоминаем, что есть три способа расчета себестоимости материалов при их выбытии, один из способов нужно указать в учетной политике.
Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по авансовым отчетам
Если водитель покупает бензин за наличные, то ГСМ учитывают в авансовых отчетах. Сначала оформляют выдачу денег через кассу. После покупки топлива оформляют авансовый отчет, прикладывая к нему кассовые чеки. Затем водители составляют за путевой лист и на его основании бухгалтера списывают топливо.
В 1С 8.3 Бухгалтерия учет ГСМ, приобретенных за наличные, делают в три шага:
- Выдают наличные водителю;
- Отражают поступление ГСМ по авансовому отчету;
- Списывают ГСМ по путевым листам.
Шаг 1. Оформите расходник на водителя
Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Кассовые документы» (2). Откроется окно для учета приходников и расходников.
В открывшемся окне нажмите кнопку «Выдача» (3). Откроется форма для создания расходного кассового ордера.
В расходнике укажите:
- Вашу организацию (4);
- Вид операции (5). Выберете из справочника «Выдача подотчетному лицу»;
- Получателя (6). Выберете из списка сотрудников нужного подотчетника;
- Сумму (7);
- Статью расходов (8). Выберете из справочника нужную статью, например «Выдача денежных средств подотчетнику».
Для проведения документа нажмите кнопки «Записать» (9) и «Провести» (10). Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (11). Откроется окно проводок.
В окне видна бухгалтерская запись по дебету счета 71.01 и кредиту счета кассы 50.01 (12).
Шаг 2. Отразите в 1С 8.3 поступление ГСМ по авансовому отчету
Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Авансовые отчеты» (2). Откроется окно для учета авансовых отчетов.
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма авансового отчета.
В авансовом отчете укажите:
- Вашу организацию (4);
- Подотчетное лицо (5);
- Склад, на который нужно оприходовать топливо (6).
Во вкладке «Товары» (7) нажмите кнопку «Добавить» (8) и в табличной части авансового отчета укажите:
- Реквизиты первичных документов, которые водителю дали на заправке (9);
- Номенклатуру топлива (10);
- Количество купленного топлива (11);
- Его цену (12);
- Счет учета (13). Выберете счет 10.03 «Топливо».
Во вкладке «Авансы» (14) выберете из списка расходный кассовый ордер, по которому выдавались деньги подотчетнику.
Для проведения документа нажмите кнопки «Записать» (15) и «Провести» (16). Чтобы посмотреть проводки нажмите кнопку «ДтКт» (17). Откроется окно проводок.
В окне проводок видна бухгалтерская запись по оприходованию топлива по дебету счета 10.03 (18) и кредиту счета 71.01 (19) в количестве 94 литров (20). ГСМ оприходованы, следующим шагом проведем списание топлива на расходы.
Шаг 3. Отразите списание ГСМ по путевым листам
Списание топлива на счета затрат делают по путевым листам. В них водители указывают количество израсходованного бензина (дизтоплива) и пройденный километраж. Списание бензина по путевым листам в 1С 8.3 делают документом «Требование-накладная». Процедура списания аналогична списанию топлива при покупке ГСМ по топливным картам. Читайте об этом в шаге 2 предыдущей главы.
Здесь читайте про оприходование товара в 1с 8.3: пошаговая инструкция.
Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1726-kak-v-1s-83-buhgalteriya-uchityvat-gsm-poshagovaya-instruktsiya
Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете
Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.
КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
Получить доступ
Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.
Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:
- денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
- литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.
Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.
Порядок работы сервиса
Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.
Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.
В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:
- перечисление аванса поставщику ГСМ;
- списание денежных средств в оплату;
- отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
- остатки денежных средств.
Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.
Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.
Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.
В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.
| Приобретение за плату | ||
| Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты | 10 | 60 |
| Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) | 19 | 60 |
| Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| Перечислена оплата поставщику | 60 | 51 |
| НДС принят к возмещению | 68 | 19 |
| Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления) | ||
| Приняты на забалансовый учет электронные носители | 012склад | |
| Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику | 012работник | 012склад |
| Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации | 012склад | 012работник |
| Списан более не используемый электронный носитель | 012склад |
Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.
Образец акта приема-передачи
Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.
При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.
Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.
Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:
- накладную (акт приема-передачи);
- счет-фактуру;
- отчет по топливным картам об отпущенном топливе.
Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.
| Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС | 60авансы | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей | 10 | 60 |
| Отражен НДС по поступившим ГСМ | 19 | 60 |
| Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику | 60 | 60авансы |
| Стоимость ГСМ учтена в составе расходов | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
