Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

Практика проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений государственного сектора заставляет применять указанные нормы для целей бухгалтерского учета в том числе государственными (муниципальными) учреждениями.

С 20 сентября 2018 года Распоряжение Минтранса РФ № АМ-23-р позволяет определять базовую норму расхода топлива для легковых автомобилей не только по таблицам Минтранса, но и по данным завода-изготовителя, которые он получил в соответствии с международными требованиями WLTP или по правилам приложения 6 к Правилу ООН № 101 (в этом случае нужно добавлять поправочный коэффициент KHs).

Учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ, исходя из условий эксплуатации транспорта, с учетом поправочных коэффициентов и надбавок, предусмотренных рекомендациями из Распоряжения Минтранса РФ № АМ-23-р, и утверждает ее приказом или распоряжением руководителя.

Состав специальной комиссии закрепите отдельным распоряжением руководителя госучреждения или определите в учетной политике.

При списании основных средств документальное оформление выглядит так:

  1. Утверждается протокол заседания постоянной комиссии, в котором определяются ключевые моменты выбытия основных фондов с учета.
  2. На основании протокола руководитель создает отдельное распоряжение — приказ об операции с основными средствами.
  3. Оформляется акт о списании ОС с бухгалтерского учета. Форма акта по ОКУД 0504104 для ОС, кроме транспорта, и 0504105 — для снятия с учета транспорта. В организации могут быть разработаны и утверждены собственные бланки актов.

При списании особо ценного или недвижимого имущества требуется получить согласие учредителя.

Поступление в кассу учреждения наличных денежных средств, полученных с использованием банковской карты через банкомат (на основании чека банкомата).

Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства через банкомат, а также оплата подотчетным лицом за приобретенные товары (работы, услуги) с использованием карт через электронный терминал.

Перечисление денежных средств на счет органа, организующего кассовое обслуживание, открытый в кредитной организации для осуществления операций по обеспечению денежными средствами с использованием карт.

Кроме того, определено, что оприходование неучтенных денежных средств, выявленных в результате инвентаризации, отражается по дебету счета 0 201 34 000 «Касса» и кредиту счета 0 401 10 180 «Прочие доходы» (пп. «в» п.

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году проводки

Нужно ли при оплате аванса указывать конкретные суммы, предназначенные для зачисления на ту или иную карту? На наш взгляд, это излишне: оборудование, имеющееся в распоряжении сети заправочных станций, позволяет осуществлять контроль за расходованием средств по карте без участия заказчика, поэтому в назначении платежа аванса достаточно отразить реквизиты контракта.

Отгрузка топлива по карте подтверждается чеком – на нем указываются дата и время операции, номер карты, номер терминала, количество и ассортимент приобретенного топлива, справочная информация о цене и стоимости топлива.

Чек заправки ГСМ является документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни – переход права собственности на нефтепродукты (факт отгрузки ГСМ) при осуществлении факта поставки, основанием принятия к учету материальных запасов – ГСМ.

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году последние новости

Д-т

К-т

Расшифровка

0 105 35 345

0 302 34 734

приобретение мягкого инвентаря у поставщика

0 401 20 272

0 105 35 445

списаны на нужды учреждения

0 109 60 272

0 105 35 445

списаны на себестоимость в бюджетном и автономном учреждении

Оборотные запасы и материалы

В эту группу вошли прочие МЗ, учитываемые на счете 0 105 36:

  • посуда;
  • тара;
  • спецоборудование для НИОКР;
  • молодняк, животные на откорме, птица, кролики, пчелы;
  • посадочный материал;
  • запчасти;
  • хозматериалы и канцелярские принадлежности;
  • корма и фураж;
  • печатная продукция;
  • прочие.

В 2019 году в операциях по оприходованию и списанию этих материалов следует применять подстатьи 346 и 446.

Подать служебную записку о состоянии ТС может также работник, закрепленный приказом за авто.

Для расследования фактов, изложенных в докладной, созывается комиссия по списанию, которая рассматривает вопрос об открытии процесса выбытия инвентарной единицы транспорта с баланса предприятия.

Как списать автомобиль в бюджетной организации какие документы

Инфо Обе эти цифры заносятся в бланк по факту осмотра и переносятся в акт о списании транспорта,

  1. Издать указ на предприятии о том, чтобы списать авто, в бюджетном учреждении следует подготовить заранее.

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году по инструкции 157н

В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представленыздесь.

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнатьиз наших обсуждений в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан.

В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода.

Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы.

Учет гсм в казенном учреждении в 2019 году

Большинство руководителей при выработке эксплуатационного ресурса или аварийного состояния, ставят транспорт на вечное хранение.

Чаще всего оплата производится в конце месяца на основании товарных документов, выставленных поставщиком (товарной накладной, счета-фактуры, счета на оплату, а также реестра операций, произведенных по топливным картам, – количество и стоимость полученного бензина по каждой карте в течение расчетного месяца). Как правило, топливные карты не являются именными, и бензин отпускается любому лицу, предъявившему карту и набравшему верный ПИН-код карты на оборудовании АЗС, после чего обязательства поставщика по поставке товара (бензина) считаются надлежаще исполненными.

Учет гсм в 2019 году в казенном учреждении

Новой редакцией п. 146 Инструкции № 174н урегулировано, что при приобретении (создании) нефинансовых активов за счет средств, полученных более чем по одному виду деятельности (финансового обеспечения), суммы вложений, сформированные на счете 0 106 00 000, переводятся с кодов вида деятельности «2», «5» и «6» на код вида деятельности «4».

Списание автобуса в бюджетном учреждении в 2019 году какого числа

Источник: http://pravo60.ru/uchet-gsm-v-byudzhetnom-uchrezhdenii-v-2019-godu

Учет в бюджетных учреждениях гсм

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

06.08.2018

Сегодня большинство организаций имеют на своем балансе служебный автомобиль. Естественно, его эксплуатация сопровождается расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Их учет является одним из наиболее сложных участков бюджетного учета. Кроме того, учреждениям приходится еще и тщательно обосновывать расходование государственных средств.

По бензину, да и любому ГСМ, нужно вести карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а учет операций по поступлению, выбытию, перемещению отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Списание подтверждается обычным путевым листом.

Для всех видов топлива применяется путевой лист (п. 62 Инструкции).

Причем для каждого вида автотранспорта учет ведется по отдельным путевым листам: — 0340002 «Путевой лист строительной машины»; — 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»; — 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»; — 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»; — 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»; — 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования». Не возбраняется разработка собственных форм путевых листов. Однако в данном случае документ должен содержать Обязательные реквизиты, которые утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (Письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161).

Контроль над топливными расходами ведется следующим образом.

Поставщик с определенной договором периодичностью представляет отчет об отпущенном количестве топлива, указывая его вид, наименование покупателя, время и другую необходимую информацию.

В свою очередь водитель передает в бухгалтерию путевые листы, чеки, выписки с пластиковых карт. В конце месяца предприятие проводит сверку представленных данных и при их совпадении и соблюдении норм расходов списывает ГСМ.

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы.

Довольно часто бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим.

Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

  • норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;
  • норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;
  • порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;
  • справочные нормативы по расходу смазочных материалов;
  • значения зимних надбавок;
  • другие данные.

Учет расходов на ГСМ в бюджетных учреждениях на 2019 год

  • спор нельзя рассматривать как подсудный, поскольку он затрагивает выделение БУ бюджетных же средств;
  • финансирование транспортных перевозок учащихся — расходное обязательство органов местного самоуправления (далее – ОМСУ);
  • вопросы ОМСУ необходимо решать на местном уровне, организовав соответствующие переговоры с участием родителей, БУ и администраций поселений.

Читать еще –>  Как оформить долю в квартире в дар

Ревизоры выявили списание бензина сверх установленных норм в количестве 74,75 л на сумму 2 501,13 рублей по автомобилю Toyota Camry 3.5 (6V-3,456-277-6А) 2009 года выпуска (далее – Тойота). Проблема была не в том, что учреждение неправильно рассчитало такие нормы расхода бензина, как:

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных организациях

Безвозмездное поступление материальных запасов от учреждений, подведомственных разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета (а также от государственных и муниципальных организаций), между учреждениями разных уровней бюджетов, а также между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета осуществляется по фактической стоимости, а также с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, должна быть списана на счет учета доходов от реализации активов для последующего возмещения за счет виновных лиц либо для списания за счет установленных источников (доходов от реализации активов) — при наличии соответствующих оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о подобном списании. Такой же порядок применяется в отношении ГСМ, которые подлежат списанию на расходы с активами только в пределах установленных норм.

Учет горюче-смазочных материалов

Методических рекомендаций. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Нормы расхода топлива и смазочных материалов предназначены не только для определения потребности в ассигнованиях, но и для списания расходов на финансовый результат текущей деятельности.

В Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, а также в альбомах унифицированных форм отсутствует форма регистра «Авансовый отчет по расчетам топливной картой».

Данный регистр может быть разработан и утвержден органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы РФ — Минфином России, финансовым органом соответствующего субъекта РФ или органа местного самоуправления.

  1. Для приобретения ГСМ по топливным картам организация должна Для признания расходов в налоговом учете организация должна.
  2. 23, 26, 80 Инструкции N 162н в бюджетном учете казенного. Подобный порядок организации учета топливных карт&nbsp.
  3. Отличительной чертой бюджетного учета расходов на ГСМ является необходимость. Следовательно, учреждение должно подготовить бюджетную смету с учетом. В бюджетных учреждениях на обособленном счете 010503000. Приобретение топливных карт — это одна из форм оплаты ГСМ.

Читать еще –>  Имеет ли право военный пенсионер на гражданскую пенсию

По сути, это техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Работнику организации при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства. Поэтому для отражения данных операций использование счетов 0 2. Денежные средства» (аналитический счет 0 2. Денежные документы») и 0 2.

Они передаются материально ответственному лицу – водителю или иному работнику транспортного подразделения, отвечающему за обеспечение автомобиля топливом. В аналитическом учете приходуется и списывается количество бензина, указанное в подтверждающих документах, выданных на заправке.

Стоимость ГСМ определяется в зависимости от вида карты: для литровых карт – по цене приобретения, для рублевых – по цене, действующей на дату заправки. Пример 2. Учреждение 1 июля приобрело две топливные карты. Одна – на получение 1. В оплату карты перечислено 3.

Другая – на получение бензина на сумму 3.

Первая карта выдана водителю служебного автомобиля, вторая – водителю грузовика, используемого на строительстве (в рамках основной деятельности). На дату заправки рыночная цена бензина на заправках составляла 2. В бюджетном учете сделаны записи: Дебет 1. Кредит 1. 30. 20. Дебет 1. 30. 20. 22. Кредит 1. 20. 10.

После заправки по топливной карте оператор АЗС выдает водителю чек, который подтверждает факт совершения операции и отражает количество топлива, залитого в бак.

Процесс обеспечения транспортных средств ГСМ включает в себя в этом случае: 1) заключение договора с поставщиком ГСМ, в котором указываются: наименование приобретаемых ГСМ и их стоимость; стоимость топливной карты (если она передается за плату); вид топливной карты; условия оплаты (частичная или 1. ГСМ и другие условия. Обычно право собственности на ГСМ переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС; 2) перечисление предварительной оплаты ГСМ; 3) выдача топливных карт водителям. По окончании месяца поставщик ГСМ представляет учреждению следующие документы: товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ; счет- фактуру; детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт.

Норма расхода ГСМ в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) может увеличиваться от 5 до 2.

Предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также то, в каком регионе и какие месяцы считаются зимними, установлены приложением 2 к Методическим рекомендациям; 2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом вне пределов городов и пригородных зон. Допускается увеличение нормы расхода ГСМ до 1. IV и V категорий – до 3. Увеличить нормы расхода ГСМ можно для новых автомобилей (при обкатке) и автомобилей, вышедших из капитального ремонта.

Учет в бюджетных учреждениях гсм Ссылка на основную публикацию

Источник: https://firstjurist.ru/darenie/uchet-v-byudzhetnyh-uchrezhdeniyah-gsm

Косгу 340 и 440 в 2019 году: детализация и расшифровка

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

С 2019 года действует приказ Минфина 209н от 29.11.2017 года. Он регламентирует применение в учете казенных, бюджетных и автономных учреждений статей и подстатей КОСГУ. В этом документе многие статьи детализированы. Разделены на 8 подстатей и КОСГУ 340 и 440. В статье мы рассказываем, какие виды МЗ нужно учитывать на каждой подстатье.

Рассмотрим, как использовать новые подстатьи КОСГУ 340 и 440 в сочетании с синтетическими счетами 0 105 00. В статье мы приводим примеры бухгалтерских проводок.

340 и 440 статьи КОСГУ: что на них отражают

На основании Инструкции 157н учет материальных запасов в бюджетных учреждениях ведется на синтетических счетах 0 105 00. В аналитике используются КОСГУ 340 и 440, означающие:

  • 340 – расходы по договорам на покупку или изготовление МЗ;
  • 440 – доходы от реализации МЗ, выпуска МЗ из госрезерва, доходы от возмещения недостачи или порчи МЗ и прочие.

Иными словами, по 340 статье расходов всегда отражается увеличение стоимости материальных запасов по дебету счетов 0 105 00 и 1 106 04 (вложения в МЗ), а по статье 440 – уменьшение стоимости МЗ по кредиту счетов 0 105 00 и 1 106 04.

Будьте внимательны, не путайте материальные запасы и основные средства, они относятся к разным КОСГУ, смотрите примеры. Чтобы не запутаться, используйте сервис:

Как детализировали статьи 340 и 440 КОСГУ

В 2019 году применение классификации операций сектора государственного управления регулируется приказом Минфина 209н от 29.11.2017 года. Указания 65н утратили силу.

В Инструкции 209н экономическое содержание КОСГУ 340 и 440 и область их применения не меняется, но произведена детализация. Каждая из статей разбита на 8 подстатей в зависимости от вида МЗ. Расшифровка для бюджетных учреждений в 2019 КОСГУ 340 и 440 приведена в таблице:

Вид материальных запасовПодстатья, на которую относится увеличение стоимости (340 КОСГУ расшифровка)Подстатья, на которую относится уменьшение стоимости (440 КОСГУ расшифровка)
Лекарственные препараты и материалы, применяемые в медицинских целях341441
Продукты питания342442
Горюче-смазочные материалы343443
Строительные материалы344444
Мягкий инвентарь345445
Прочие оборотные запасы (материалы)346446
Материальные запасы для целей капитальных вложений347447
Прочие материальные запасы однократного применения349449

Анализ расшифровки для бюджетных учреждений в 2019 году КОСГУ 340 и 440 показывает, что подстатьи практически соответствуют синтетическим счетам учета МЗ:

  • 0 105 31 – медикаменты и перевязочные средства;
  • 0 105 32 – продукты питания;
  • 0 105 33 – ГСМ;
  • 0 105 34 – строительные материалы;
  • 0 105 35 – мягкий инвентарь;
  • 0 105 36 – прочие материальные запасы.

Это облегчает для бухгалтера бюджетного учреждения применение детализированных статей. Не относятся к определенному счету МЗ для капвложений, их нужно будет отслеживать отдельно.

5 групп основных расходов учреждения: как применять коды КОСГУ

Лекарства и материалы для медицины

На основании Инструкции 157н (п.118) на счете 0 105 31 учитываются медикаменты, вакцины, сыворотки, кровь и ее компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты и прочее. Наименование КОСГУ 341 и 441 подразумевает более широкий перечень МЗ.

Например, шприцы одноразовые, системы для переливания не могут учитываться на счете 0 105 31, потому, что это не медикаменты и не перевязочные средства, они должны относиться на 0 105 36.

Но КОСГУ для этих МЗ применяется 341 при покупке и 441 при выбытии, потому что они подходят под определение «материалы для медицины».

Проводки по учету лекарств и материалов для медицины выглядят следующим образом:

Д-тК-тРасшифровка
0 105 31 3410 302 34 734приобретены антибиотики
0 401 20 2720 105 31 441списаны на нужды казенного учреждения
0 109 60 2720 105 31 441списаны на себестоимость в бюджетном и автономном учреждении
0 105 36 3410 302 34 734приобретены шприцы
0 401 20 2720 105 36 441списаны на нужды казенного учреждения
0 109 60 2720 105 36 441списаны на себестоимость в бюджетном и автономном учреждении

КОСГУ 730 в приказе 209н также детализирован, в примере применяется подстатья 734 “Увеличение прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями”.

Если в бухучете МЗ разрешено использовать такие объекты, как партия или однородная группа, нужно помнить о приказе Минздрава 183н, содержащий перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

Если такие медикаменты есть в учреждении, их учет следует организовать отдельно.

Продукты

Продукты питания, включая молочные смеси, продовольственные пайки и прочее, учитываются на счете 0 105 32. В этом случае однозначно применяются КОСГУ 342 и 442.

Д-тК-тРасшифровка
0 105 32 3420 302 34 734приобретены продукты у поставщика
0 105 32 3420 208 34 667приобретены продукты за наличный расчет через подотчетное лицо
0 401 20 2720 105 32 442списаны на нужды казенного учреждения
0 109 60 2720 105 32 442списаны на себестоимость в бюджетном и автономном учреждении

КОСГУ 660 в 2019 году тоже применяется в разрезе подстатей. КОСГУ 667 – уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физлицами.

Топливо и смазочные материалы

ГСМ в 2019 году приобретать и списывать нужно по КОСГУ 343 и 443. Проводки:

Д-тК-тРасшифровка
0 105 33 3430 302 34 734приобретены ГСМ у поставщика
0 105 33 3430 208 34 667приобретены ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо
0 401 20 2720 105 33 443списаны на нужды казенного учреждения
0 109 60 2720 105 33 443списаны на себестоимость в бюджетном и автономном учреждении

Строительные материалы

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103051-qqq-02-25-kosgu-340-440-v-2019-godu

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
  • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

  • перечисление аванса поставщику ГСМ;
  • списание денежных средств в оплату;
  • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
  • остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС операции Дебет Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты1060
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)1960
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода20, 25, 26, 4410
Перечислена оплата поставщику6051
НДС принят к возмещению6819
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику012работник012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации012склад012работник
Списан более не используемый электронный носитель012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

  • накладную (акт приема-передачи);
  • счет-фактуру;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей операции Дебет Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС60авансы51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей1060
Отражен НДС по поступившим ГСМ1960
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику6060авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов20, 25, 26, 4410
НДС принят к вычету6819

Учет топливных карт: разбираем основы

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2019 году

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков.

В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.

Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

  • лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
  • денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
  • дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
  • кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна.

Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций).

К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы.

Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
  2. Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
  6. Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

60

51

Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной

10.6

60

Учтен НДС по ТК

19

60

НДС принят к вычету

68

19

Стоимость карточки списана в расходы

20

26

44

10.6

Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно, работник не получил никаких денег. Так как топливные карточки отнесены к бланкам строгой отчетности, то допустимо организовать их учет на соответствующих забалансовых счетах. Как будет отражаться топливная карта, забалансовый счет следует закрепить в учетной политике.

При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания топливных карт могут быть: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода. В обычной практике — по итогам месяца.

Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:

  1. Итоговый отчет по операциям, к примеру, за месяц.
  2. Товарную накладную.
  3. Счет-фактуру.
  4. Акт сверки взаиморасчетов.

Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует устранить незамедлительно. Теперь следует оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.

Проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Перечислен аванс на баланс топливной карты

60.2

51

ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных

10.3

60.1

Учтен НДС

19

60

НДС принят к вычету

68

19

Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ

60.1

60.2

Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов

20

26

44

10.3

Налоговый учет

Отдельное внимание уделите правилам налогообложения таких затрат. В учетной политике для целей налогообложения закрепите:

  1. Порядок отнесения затрат на покупку самой ТК. Здесь допустимо несколько вариантов:
  • списание на прямые затраты;
  • включение в расходы, связанные с содержанием транспортных средств;
  • отнесение в состав прочих затрат.

НДС, включенный в стоимость ТК, можно принять к вычету, но только после принятия ТК к учету и получения счета-фактуры на нее. Применение вычета считается правомерным, если организация является плательщиком НДС и использует карты в налогооблагаемых операциях.

  1. Порядок отнесения затрат на ГСМ. Расходы этой категории могут быть учтены при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, но только при соблюдении условий:
  • расходы обоснованны, издержки произведены в рамках установленных норм;
  • подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные);
  • совершались с целью осуществления основного вида деятельности, приносящей доход.

Проводки по ТК для бюджетников

Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухучет по особым нормам. Как и коммерческим субъектам, необходимо обозначить все ключевые моменты по ведению учета ТК и ГСМ по ним в учетной политике.

Как отражать в учете бюджетного учреждения такие операции:

  1. Куплена ТК на сумму 500 рублей.
  2. Перечислен аванс — 50 000 рублей.
  3. Заправки по карте — 7000 рублей.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Отражены расходы учреждения по изготовлению топливной карты

0 401 20 226

0 109 ХХ 226

0 302 26 730

500,00

Произведена оплата за изготовление ТК

0 302 26 830

0 201 11 610

Одновременно по забалансу

По кредиту счета 18

500,00

Топливная карта принята к учету на забаланс

03

1,00

Перечислен аванс поставщику ГСМ

0 206 34 560

0 201 11 610

Одновременно по забалансу

По кредиту счета 18

50 000,00

Учтен бензин, полученный водителем при заправке по топливной карте

0 105 33 340

0 302 34 730

7000,00

Списаны израсходованные ГСМ

0 401 20 272

0 109 ХХ 272

0 105 33 440

7000,00

Частично зачтен аванс в части полученного топлива по ТК

0 302 34 830

0 206 34 660

7000,00

Законодательное обоснование

Действующие законодательные нормы:

  1. Порядок оприходования ГСМ — п. 5 и 6 ПБУ 5/0.
  2. О переходе прав собственности на топливо — ст. 223 ГК РФ и ст. 458 ГК РФ.
  3. Вычет по НДС — п. 1 ст. 172 НК РФ.
  4. Нормы расхода горюче-смазочных материалов — Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.
  5. Необходимость документального подтверждения затрат на ГСМ — п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ и п. 1 ст. 252 НК РФ.

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/uchet-toplivnykh-kart-v-2019-godu-razbiraem-osnovy

Юр-консультант.ру
Добавить комментарий