Как оформить счет без бумажной версии документа?

Переходим на электронные счета-фактуры

Как оформить счет без бумажной версии документа?

До недавнего времени для счетов-фактур устанавливалась только бумажная форма. Однако вскоре российские компании смогут выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Такая возможность появится, как только чиновники утвердят соответствующий электронный формат документа. Разберемся, как будет происходить обмен счетами-фактурами в цифровом виде.

Каждый день компании имеют дело с большим количеством документов. Практически все они курсируют между фирмами в бумажном виде. Тем не менее, уже сейчас есть возможность обмениваться документами не в бумажном, а в электронном виде.

Отправить договор, счет, акт выполненных работ, товарную накладную, а также многие другие документы можно через Интернет, экономя на услугах почты и курьерах.

Тем более что обмен электронными документами исключает их неправильное оформление.

Долгое время единственный документ, который нельзя было отправить электронно, была счет-фактура. Но летом 2010 года чиновники внесли поправки в статью 169 НК РФ, которые разрешили использовать счета-фактуры в электронном виде (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ). А в первом полугодии 2011 года утвердили два подзаконных акта.

Первый описывает сам процесс выставления и получения электронных счетов-фактур (приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н). А второй утверждает порядок представления таких электронных документов для проверки по требованию налоговой службы (приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168). На очереди только формат сам электронных документов.

Электронные счета-фактуры против бумажных

В работе с электронными счетами-фактурами есть несколько отличий от бумажной версии. Все они прописаны в приказе №50н.

Так, компании могут использовать электронные счета-фактуры при взаимном согласии и наличии у сторон технических средств для работы с ними. При этом чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (то есть с их помощью можно было бы, к примеру, подтвердить вычет по НДС), они должны быть подписаны электронной подписью.

Важным моментом является и то, что обмен электронными счетами-фактурами должен быть через спецоператора связи. Он гарантирует доставку счёта-фактуры до адресата, своевременное получение всех технологических документов и независимое подтверждение сроков выставления и получения электронного документа.

Последнее чрезвычайно важно для налоговой инспекции, в суде и в спорах с контрагентами.

При использовании электронных счетов-фактур (в отличие от бумажных версий) появляется несколько дополнительных документов. Так, для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать 1 счет-фактуру, 2 подтверждения оператора связи, 1 извещение о получении счета-фактуры, 3 извещения о получении подтверждения спецоператора.

Стоит учитывать еще несколько существенных моментов при обмене электронными счетами-фактурами:

  1. дату выставления и получения покупателем счета-фактуры оператор фиксирует в подтверждении. Именно по этой определяется, к какому налоговому периоду относится та или иная электронная счет-фактура. Также по ней счета регистрируются в журнале входящих и исходящих счетов-фактур. Такая фиксация даты означает, что выставить в электронном виде документы за прошлые периоды невозможно.
  2. счёт-фактура считается выставленным только в том случае, если получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязывает продавца следить за получением извещения от покупателя. Если извещение не было сформировано или оно не получено, то электронный счет-фактура не является выставленным. Тогда продавцу придется распечатывать этот счёт-фактуру и направлять её в адрес получателя в бумажном виде.

Еще одно важное нововведение — возможность корректировки электронных счетов-фактур. В случае обнаружения ошибки продавец просто перевыставляет счёт-фактуру.

Если ошибку обнаружил покупатель, то он направляет в адрес продавца уведомление об уточнении. В уточненном счете-фактуре указывается номер корректировки.

Таким образом, у покупателя и продавца к исходной версии электронного счета-фактуры добавляются новые корректирующие версии.

Исправленный счет-фактура всегда регистрируется в дополнительном листе в книге покупок. Даже в том случае, если он поступил в течение еще незакрытого налогового периода.

При этом важно отметить, что дата корректировки по-прежнему никак не влияет на дату, по которой можно учитывать счет-фактуру.

Вне зависимости от того, когда документ был скорректирован, датой его выставления будет все равно считаться дата первоначального документа.

Последнее новшество касается учета счетов-фактур, а именно, порядка ведения журнала регистрации книг покупок и продаж. Наличие хотя бы одного выставленного или полученного счёта-фактуры в цифровом формате обязывает организации (в рамках одного налогового периода) вести журнал, книгу продаж-покупок, дополнительные листы к книге учета также в электронном виде.

При этом в электронном журнале и книге фиксируются, в том числе, и бумажные счета-фактуры. В контролирующие органы журнал, книги и сами документы передаются заверенные электронной подписью (она может принадлежать руководителю организации или уполномоченному лицу). Распечатывать и заверять бумажные копии не надо.

Обмен электронными счетами-фактурами. Как начать работать?

Основным звеном в процессе обмена электронными счетами-фактурами между компаниями выступает спецоператор связи. Для начала обмена цифровыми счетами-фактурами покупателю и продавцу необходимо:

  1. получить в удостоверяющем центре сертификат ключа электронной цифровой подписи. Сертификат выдается руководителю или другому лицу, которое имеет право подписывать счета-фактуры (на основании доверенности, приказа по организации, устава общества).
  2. подать оператору связи заявление, где обязательно должен быть указан определенный набор реквизитов: ИНН, сведения о владельце сертификата, сведения об инспекции, где организация или ИП состоят на учете, и т д..
  3. получить у оператора идентификатор и реквизиты доступа для подключения к системе электронного документооборота.

Впрочем, на практике дело обстоит проще. Предприятию, желающему подключиться к системе электронного обмена документами, достаточно обратиться к оператору электронного документооборота и следовать его инструкциям.

Просто имейте в виду

Если у компании уже есть сертификат электронной подписи для сдачи отчетности в контролирующие органы, то его можно использовать для работы в системе обмена электронными документами.

Так, например, крупнейший оператор электронной отчетности «Компания СКБ Контур» запустил в начале 2011 года систему для работы с электронными первичными документами и счетами-фактурами «Диадок» (www.diadoc.ru). Представители компании отмечают, что уже сейчас в Диадоке реализован полный функционал для работы со счетами-фактурами.

Как только ФНС утвердит формат электронного счета-фактуры, компании смогут воспользоваться этим функционалом в реальной работе. Сейчас же пользователи Диадока обмениваются другими первичными документами — договорами, актами, накладными, платежками. Все документы в системе Диадок имеют юридическую силу. Дублировать документы на бумаге не требуется.

При желании их можно сохранить в электронном архиве и распечатать.

Источник: ibuh.ru

Мокеева Тамара

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/142

Упд в электронном виде

Как оформить счет без бумажной версии документа?

Универсальный передаточный документ – единая форма, способная выполнять функции как счёта-фактуры, так и первичного учётного документа. УПД можно оформлять на разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг.

Случаи деятельности, при которых допускается составление УПД, перечислены в Приложении 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г..

 Цель введения в бухгалтерский учёт УПД – это сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции.

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функциональных значения.

Новый формат можно использовать как:

  • Счёт-фактуру
  • Счёт-фактуру с расширенным набором реквизитов (счёт-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учётный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте»
  • Первичный учётный документ для оформления фактов хозяйственной жизни

Статусы УПД

Один электронный формат содержит в себе возможность отражения сразу трёх видов документов на выбор. Чтобы контрагент понял какой именно документ ему направил пользователь, применяются цифровые функциональные статусы в «шапке» формата (Рис. 1):

Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);

Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);

Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Рис. 1. Форматы УПД

Эти функциональные статусы фиксируются в каждом электронном документе и, в зависимости от их простановки, УПД может быть передан по разным бизнес-процессам подписания и курсирования ФНС-квитанций.

Закреплённая электронная форма УПД представляет универсальный «конструктор» с единым наименованием полей, на базе которого, в случае простановки конкретной цифровой функции, уже реализуется передача нужного документа.

УПД с функцией «3 – первичный документ ДОП»

При использовании УПД с функцией «ДОП» электронный документ работает на платформе провайдера по бизнес-процессу, максимально схожему с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (Рис. 2):

Рис. 2. Схема обмена квитанциями УПД (функция «ДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 9 и 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае формируется:

  1. Титул продавца – базовая часть электронного УПД, где продавец указывает все поля «шапки» документа, табличную часть и итоги. Эту часть продавец подписывает электронной подписью.
  2. В ответ покупатель, если он согласен с документом, формирует «Титул покупателя», куда вносит информацию о ФИО лиц, которые принимали товар/услугу, информацию о доверенности и другие данные, которые обычно вносит покупатель на бумаге. Покупатель подписывает ЭП и отправляет продавцу через ЭДО-платформу.
  3. Собранные вместе оба титула + их электронные подписи и составляют УПД с функцией «ДОП» в электронном виде.

Также покупатель может не согласиться с полученным документом и отправить уточнение на универсальный передаточный документ.

В электронном виде полностью завершённый архив с УПД будет состоять из файлов титулов продавца и покупателя, а также подписей к ним (Рис. 3).

Рис. 3. Состав завершенного УПД

УПД с функцией «1 – Счёт-фактура СЧФ»

Если документ передаётся с функцией «СЧФ», его бизнес-процесс передачи через провайдера схож с обычным электронным счётом-фактурой. «Титул покупателя» не требуется, так как документ носит характер одностороннего подписания отправителем (как у счёта-фактуры). Однако добавляется процесс передачи регламентированных ФНС-квитанций (Рис. 4).

Рис. 4. Схема обмена квитанциями УПД (функция СЧФ)

Обозначения:

  • P1 – Титул продавца
  • 2 – 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В данном случае квитанции схожи с аналогичными квитанциями по счетам-фактурам и ставят целью зафиксировать юридически факт выставления документа в определённое время, что подтверждается отправителем, получателем и самим провайдером. Важно, что Edisoft, как и в случае со счетами-фактурами, предоставляет возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также решения по автоматизации подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Электронный УПД в полностью завершённом виде будет представлять из себя комплект из исходного подписанного документа и подписанных квитанций (Рис. 5).

Рис. 5. Состав завершенного УПД

Специфика работы полностью схожа со стандартным электронным счётом-фактурой.

Задача поставщика – вовремя выставить документ, подписав его своей ЭП; подписать квитанции подтверждения факта выставления со своей стороны; следить за тем, не было ли отправлено от покупателя уведомлений об ошибках в данном документе.

Задача покупателя – подписать квитанции о получении со своей стороны, проверить документ на корректность, а в случае найденных неточностей отправить квитанцию с описанием ошибок.

УПД с функцией «2 – Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если УПД отправляется с функцией «СЧФДОП», то бизнес-процесс передачи документа предусматривает как движение ФНС-квитанций, подтверждающих факт выставления, так и отправку покупателем «Титула покупателя», где указана информация об ответственных лицах, которые подтвердили факт передачи товарно-материальных ценностей. Документ совмещает в себе свойства электронной накладной/акта и счёта-фактуры одновременно (Рис. 6).

Рис. 6. Схема обмена квитанциями УПД (функция «СЧФДОП»)

Обозначения:

  • P1 и P2 – Титулы продавца и покупателя
  • 2 – 10 – номера подписанных квитанций (статусы)
  • Пунктир – взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае электронный УПД будет физически представлять из себя подписанные файлы «Титулов отправителя и получателя», а также комплект квитанций (Рис. 7).

Рис. 7. Состав УПД с функцией «СЧФДОП»

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД в ФНС-формате: сам универсальный передаточный документ и статусные квитанции к нему для предоставления в налоговую.

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД для предоставления в налоговую.

Важным нюансом также является вопрос простановки подписей к УПД различных функций.

Согласно нижеуказанным Приказам нельзя удалять отправленный и подписанный УПД / УКД:

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5.

Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры.

При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Источник: https://ediweb.com/ru-ru/support/kb/367

Управление электронными документами

Как оформить счет без бумажной версии документа?

Документы — ключевой носитель информации в компании. С ростом объемов корпоративного контента растут и требования к обеспечению документооборота: созданию, хранению, доступности и поддержанию его в актуальном состоянии.

Решение «Управление документами» позволяет:

  • полностью закрыть задачи электронного документооборота от занесения документов в систему до организации долговременного хранения, архивирования и своевременной доставки;
  • обеспечить безопасность и конфиденциальность информации через разграничение прав доступа, использование шифрования и электронной подписи и ведение подробной истории работы пользователей;
  • поддержать работу с версиями и стадиями жизненного цикла документов;
  • упростить поиск необходимой информации по реквизитам, содержанию и контексту.

Электронный документ

Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, — электронный документ.

Каждый электронный документ системы состоит из содержимого (текст, графика, аудио или видео) и реквизитов — карточки с набором атрибутов, описывающих его (автор, тип, дата создания, корреспондент и т.д.). Реквизиты используются для поиска и группировки информации, а также формирования наименований документов в соответствии с принятыми правилами.

Карточка документа

Тело документа

Система позволяет организовать упорядоченное хранение документов, разместив ссылки на документы по папкам.

Структура папок может задаваться исходя из организационной структуры и процессов организации или личных потребностей конкретного сотрудника.

Таким образом, каждый сотрудник сможет быстро найти весь набор документов по определенной тематике. При этом лишние персональные копии документов создавать не нужно.

Для оперативной работы с большим списком документов в папках и в результатах поиска предусмотрены специальные возможности.

Пользователь может отобразить в списке видимые колонки, соответствующие реквизитам документа (автор, тип, наименование, №, дата, контрагент, корреспондент и т.д.).

С использованием фильтров и сортировки по этим колонкам подходящая информация отбирается и обрабатывается быстрее:

В папках с однотипными документами, которые требуют обязательной обработки, предусмотрена возможность выполнения одного действия сразу над всеми документами.

Например, чтобы пользователю было удобно массово обрабатывать первичные учетные документы, лежащие в одной папке, на ленте проводника предусмотрены кнопки Подписано и На доработку.

Создание электронного документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями.

Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка).

Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок.

При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий.

После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

Шаг 1. Основные параметры

Шаг 2. Специфические параметры

Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение

Шаг 4. Результат работы мастера действий

Пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник DIRECTUM (drag&drop).

Ввод и обработка документов

Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты.

Далее захваченные документы автоматически импортируются в DIRECTUM или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК.

Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.

Поддержание жизненного цикла и версионности

У документа может быть несколько версий. Благодаря этому на каждом этапе согласования сохраняйте изменения документа в его новых версиях, не создавая дубли.

Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и отсканированную) загрузить в формате PDF.

Каждый вид документа (договор, счет и пр.) имеет свой жизненный цикл. В жизненном цикле задаются стадии и правила перехода между ними. Стадии некоторых документов можно изменять вручную, например, исходящих писем. Как правило, стадии документа изменяются автоматически в процессе его согласования.

Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

Надежное хранение электронных документов

DIRECTUM позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

  • офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД;
  • медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах;
  • для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное.

Службы файловых хранилищ DIRECTUM позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы.

Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя дает возможность повысить масштабируемость системы.

Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.

Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:

  • контроля и настройки прав доступа для пользователей или групп пользователей на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающих защиту от несанкционированных действий;
  • шифрования, позволяющего дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой обычного пароля;
  • протоколирования всех действий пользователей, которое позволяет быстро восстановить историю работы с документом.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Работа с электронной подписью (ЭП)

ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов DIRECTUM, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

Система DIRECTUM поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

  • подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
  • подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

Поиск электронных документов

Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:

  • предопределенные поиски (например, “Мои последние измененные документы”);
  • дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами («Поиск по организации»);
  • свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск документов» или «Общий поиск»). В том числе он может настроить специальные папки поиска, которые будут содержать объекты, соответствующие выбранным критериям. При этом папка будет обновляться при каждом открытии;
  • поиск через связанные документы и общую структуру папок, настроенных в организации.

Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.

Свободный поиск

Поиск связанных документов

Поиск по штрихкоду

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрихкодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

При сканировании штрихкода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

Рабочее место, оборудованное сканером

Окно действий над найденным документом

Общий поиск

В системе DIRECTUM также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания).

Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации для получения необходимых данных.

Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости от параметров поиска).

При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов изначальному запросу.

Итоги этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Также реализован быстрый поиск, который позволяет искать документы, задачи, задания, папки по критериям поиска Текст и Карточка с учетом последних настроек в окне общего поиска.

Алгоритм полнотекстового поиска всегда использует словоформы. Например, поиск по слову «ответ» учитывает словоформы «ответа», «ответы» и т.д. При этом «ответственный» считается отдельным словом и не попадает в результат поиска. Кроме того, поиск учитывает написание слова через «е» или «ё». Например, поиск по слову «учет» найдет результаты и с «учёт».

Администратор может настроить словарь синонимов и сокращений, используемых при полнотекстовом поиске. Например, это позволяет по запросу «договор» также находить результаты со словами «соглашение», «контракт» и «договоренность».

Возможности аналитики

Аналитические отчеты системы DIRECTUM позволяют получить сводную информацию для принятия управленческих решений. Например, для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

  • Сводная таблица по объему документооборота — предназначен для анализа всех действий, совершенных с документами на определенную дату;
  • Сводная таблица по документам — предназначен для формирования информации о состоянии документов, в том числе, о количестве создаваемых документов, авторах и т.п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял их.

Эффект от внедрения

С использованием решения вы ускорите процессы согласования документов, повысите оперативность доступа к информации и сведете к минимуму затраты на создание копий.

  • На 84% сокращается среднее время поиска документов
  • К минимуму сводится риск потери документов

Источник: https://www.directum.ru/solution/document_management

Как сформировать и отправить электронный документ

Как оформить счет без бумажной версии документа?

Недавно появилась возможность использовать электронные счета-фактуры на практике. Мы расскажем, как настроить электронный документооборот и исправить ошибки.

Электронный формат счетов фактур повторяет форму счета-фактуры1 и содержит обязательные реквизиты. Кроме того, в электронный счет-фактуру (ЭСФ) можно вносить дополнительные сведения в зависимости от сферы деятельности налогоплательщика. Дату выставления ЭСФ фиксирует оператор электронного документооборота в момент отправки.

Если покупатель выявит ошибку в полученном счете-фактуре, об этом следует сообщить продавцу, чтобы тот выставил новый исправленный вариант ЭСФ с указанием порядкового номера исправления и даты исправления. При описанной замене новый счет-фактура будет иметь уже другую дату выставления. Не все контрагенты компании могут быть готовы к обмену ЭСФ.

В таком случае использовать можно и электронный, и бумажный варианты документа. Каждая фирма сама решает, переходить ли на электронный документооборот. Причем свое желание нужно еще согласовать с контрагентами, которым компания собирается отправлять счета-фактуры по ТКС.

Ведь обмен пойдет через посредников — операторов электронного документооборота. И заключить договор с оператором придется каждой из сторон. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, ничего принципиально нового в процедуре обмена счетами-фактурами не обнаружат.

В приложении к учетной политике надо прописать, с кем из контрагентов какой способ будет использовать фирма. Выгрузка и загрузка электронных документов предусмотрены функцией обработки «Электронный обмен документами». Фирма при этом может оформлять книгу покупок как на бумаге, так и в электронном виде.

Дополнительные листы книг покупок и книг продаж также должны составляться одним из этих двух способов в зависимости от того, как ведется сама книга. При этом может возникнуть ситуация, когда компания создала не только электронный, но и бумажный вариант счета-фактуры.

Как быть, если по каким-либо причинам показатели в этих документах расходятся? Нужно перенести на бумажный счет-фактуру все показатели (без изменения) из электронного варианта этого документа. Обратите внимание: в этом случае счет-фактуру должен подписать и главный бухгалтер.

Ввод, защита и регистрация документов Рассмотрим, как вводить в систему корректировочные счета-фактуры.

После заполнения всех строк корректировочного счета-фактуры нужно подвести итоги по следующим показателям: стоимость без НДС (графа 5), сумма НДС (графа 8) и стоимость с НДС (графа 9).

Для этого нужно просуммировать все цифры, указанные по строке В данных граф, а также все цифры, указанные по строке Г данных граф. Полученные значения понадобятся при заполнении книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к ним.

Электронные документы надежно защищены от перехвата третьими лицами: при передаче данных используется защищенный протокол https. ЭЦП позволяет не только достоверно установить подписанта, она также гарантирует сохранность и неизменность информации2.

Счета-фактуры (в т. ч. исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате их выставления, а также составлению (исправлению) в случаях, когда счета-фактуры, сформированные компаниями, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются. Таким образом, счета-фактуры регистрируют в журнале учета в хронологическом порядке по дате их выставления, и порядковый номер записи указывается в графе 1 журнала учета.

Настройка электронного документооборота Рассмотрим пример настройки электронного документооборота (ЭД) на конфигурации «1С Управление торговлей» (ред. 11). Сначала в разделе «Администрирование» отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами, установим соответствующие флажки.

После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд — «Сформировать, подписать и отправить», «Отправить повторно» и другие команды для быстрой работы с документами. Далее необходимо выполнить общую настройку криптографии и настройку сертификатов электронных подписей.

Для заполнения формы «Настройка криптографии» (раздел «Администрирование») требуется указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, которое используется для работы с электронной подписью (криптопровайдер электронной подписи). Для некоторых программ эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически (см.

рис. 1). Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из программы и не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должен быть перенесен непосредственно в программу.

Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы (см. рис. 2).

Для каждого сертификата, а по сути, для конкретного должностного лица, имеющего право подписи, следует указать список документов, которые он имеет право подписать, поэтому перечислим все виды документов на одноименной закладке (см. рис. 3).

Счет-фактура: отправляем и принимаем Обратите внимание, в списке счетов фактур теперь появятся две колонки, отображающие сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы.

В первой колонке — состояние документооборота со стороны компании (например, все выполнено или требуются действия), во второй — состояние со стороны других участников (контрагента и оператора электронного документооборота). Пользователь видит, надо ему что-то делать или просто ожидать (см. рис. 4). В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру.

Программа подскажет, что требуются действия, то есть документ следует подписать и отправить партнеру. Для этого нужно выбрать команду «Сформировать, подписать и отправить» из вновь созданного меню ЭД (см. рис. 5).

При выборе этой команды программа автоматически подготовит электронный документ, подпишет электронной подписью (если есть право подписи) и поместит в очередь на отправку. Если у менеджера нет права подписи, то программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу.

Все необходимые действия выполнены, теперь следует ждать подтверждения о получении от оператора и покупателя.

Посмотрим на процесс с другой стороны — со стороны покупателя, который получает новый счет-фактуру от своего партнера. Получив этот документ, программа автоматически создаст аналогичный документ в информационной базе. Далее работать с ним можно будет так же, как и с остальными счетами-фактурами.

Дополнительные функции На первых порах, при привыкании к новому сервису, возможно, пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде — как на бумаге.

Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе.

Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей.

Все это можно сохранить на диск. В таком случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные электронные подписи в виде дополнительных файлов (см. рис. 6).

Источник: http://www.garant.ru/company/garant-press/ab/405521/4/

Электронные счета фактуры инструкция по обмену 2019

Как оформить счет без бумажной версии документа?

Электронные счета-фактуры ничем не отличаются от бумажной версии. Документ содержит те же данные, реквизиты, его обязательно подписывают руководители компании или их доверенные лица.

Однако такой документ выставляют в электронном виде, поэтому нужно придерживаться особого порядка действий при их составлении и передаче.

Правила заполнения, выставления электронных счет фактур в 2019 году, а также его преимущества и недостатки подробно описаны в статье.

Особенности выставления электронных счет фактур: последовательность действий

Перед выставлением электронной счет фактуры необходимо получить электронную подпись и выбрать оператора из утвержденного списка.

Шаг 1. Получите электронную подпись

Существует 3 разновидности электронных подписей:

  1. Простая.
  2. Неквалифицированная.
  3. Квалифицированная.

Для подписания электронной счета-фактуры руководитель вправе использовать только последний вариант, т.е. квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специализированном удостоверяющем центре, Это 113 организаций во всех регионах РФ, полный перечень которых можно узнать на сайте Минкомсвязи.

Перечень документов для ИП и юридических лиц представлен в таблице.

документы для ИПдокументы для юридических лиц
заявлениесвидетельство о регистрацииИННСНИЛСпаспорт
выписка из ЕГРИПвыписка из ЕГРЮЛ
доверенность на сотрудника от руководителя

Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота

Передавать электронные счет-фактуры можно только с помощью определенных операторов, которые называются доверенными. Это организации, оказывающие услуги технической поддержки электронного документооборота между компаниями. Их полный перечень находится на сайте ФНС.

Шаг 3. Корректно выставьте счет

Предварительно стороны должны договориться об использовании в обороте именно электронной счет-фактуры. Дальнейшая последовательность действий такая:

  1. Составьте документ максимум за 5 календарных дней с момента отгрузки или перечисления аванса.
  2. Подпишите его усиленной квалифицированной подписью начальника.
  3. Отправьте файл через сервис доверенного оператора.
  4. Получите сообщение от оператора с подтверждением факта отправки (в нем будет указана не только дата, но и время).
  5. В тот же день или в ближайший рабочий день отправьте оператору извещение о том, что подтверждение от него получено.

С этого момента считается, что счет выставлен. При этом днем выставления считается дата, обозначенная в подтверждении от оператора. В общем случае подтверждения от получателя, т.е. собственно контрагента не требуется. Однако стороны могут дополнительно договориться о том, что и покупатель будет отправлять продавцу собственное извещение о получении электронного файла.

Подробное описание порядка действий:

Электронный документ недопустимо дублировать в бумажном виде. Однако если в силу технических или иных причин невозможно переслать файл, заполнить его в специальной программе, допускается оформить обычный счет-фактуру. В таком случае он пересылается по почте, как и раньше.

Шаг 4. Отразите факт выставления в книге продаж

Оформление в книге продаж производится по обычным правилам, как и в случае бумажной версии документа. Хронологически сведения заносятся в тот же квартал, в котором произошла отгрузка ТМЦ или получение средств (аванса) за него.

инструкция о практическом заполнении электронной счет фактуры в программе:

Преимущества и недостатки электронных счетов фактур

Повсеместное введение электронного документооборота заметно упрощает обмен данными между контрагентами. Это экономит не только средства компаний, предпринимателей, но и их время. Однако у электронных счетов-фактур есть и определенные недостатки. Плюсы и минусы документов описаны в таблице.

плюсыминусы
  • экономия издержек на бумагу и печать;
  • существенная экономия времени на пересылку, особенно на дальние расстояния;
  • исключается риск утери/повреждения документа во время доставки;
  • уменьшается риск возникновения ошибок в счете;
  • нужно составить только 1 файл, а не 2 бумажных документа.
  • риск потери и/или искажения данных вследствие вирусных атак, технических сбоев и т.п.
  • необходимость дополнительного обучения сотрудников для ведения электронных документов;
  • об использовании такого документа необходимо предварительно договориться с контрагентом;
  • затраты, связанные с установкой оборудования для передачи данных.

Законодательная база: образец документа

Форма, описание файла, порядок выставления электронной версии счета утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 ммв-7-15/155. Форма документа утверждена Постановлением Правительства №1137.

Основная часть электронной счет фактуры оформляется в виде таблицы. Перед ней необходимо указать информацию:

  • номер счета или номер исправления;
  • дата выставления;
  • данные продавца (адрес, реквизиты, грузоотправитель и получатель);
  • аналогичные данные покупателя;
  • идентификатор госконтракта (при наличии).

В таблице указывают:

  1. Название товара, услуги пили работы.
  2. Код разновидности товара.
  3. Единица измерения.
  4. Количество.
  5. Цена за единицу и за весь товар/услугу.
  6. Величина акциза (при наличии).
  7. Размер налоговой ставки.
  8. Размер налога, предъявленный покупателю.
  9. Суммарная стоимость товара/услуги (вместе с налогом).
  10. Код страны, откуда привезен товар.
  11. Номер таможенной декларации.

Подпись в документе ставит руководитель либо ИП (подпись главбуха необязательна). Вместо директора подписать счет может и его доверенное лицо. Подписание осуществляется с помощью электронной подписи.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/elektronnye-scheta-faktury/

Корректировочный счет-фактура или исправленный: когда и какой документ оформить

Как оформить счет без бумажной версии документа?

Вносить исправления в счета-фактуры нельзя. Для устранения ошибок следует оформлять:

  • корректировочные счета-фактуры (корректировки)
  • исправленные (исправительные). В некоторых случаях ошибки разрешено оставлять.

Как поступать в той или иной ситуации, читайте в этой статье.

Корректировка или исправление

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется дополнительно к первоначальному документу. Другими словами, КСФ не может существовать отдельно от исходного счета-фактуры. Составлять корректировку следует в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав (абз. 3 п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней с даты составления первичного документа (договора, соглашения или пр.

), подтверждающего согласие покупателя на изменения. Таким образом, корректировочный документ необходимо оформлять в случаях изменения цены по причине скидки или др.

, изменения количества товаров вследствие недопоставки, обнаружения брака и т.п.

Обращаем внимание, корректировочные счета-фактуры выставляются исключительно при взаимном согласии сторон, что подтверждается соответствующими первичными документами.

Если покупатель не согласен с фактическими условиями поставки, то корректировочные документы не оформляются. В зависимости от ситуации производятся возврат, обратная реализация, допоставка или др.

Как правило, порядок действий в подобных ситуациях оговаривается в договоре между сторонами.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) – это новая версия (экземпляр) первоначального документа (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137).

Он расценивается как новый самостоятельный документ, который может существовать без первоначального.

В отличие от корректировочного счета-фактуры ИСФ присваивается номер и дата первичного счета-фактуры, а в строке «1а» указываются порядковый номер и дата исправления.

Чтобы выставить исправление, сторонам не требуется заключать соглашение на вносимые в документ изменения. Вместе с этим действующее законодательство России не определяет сроки для оформления ИСФ. Исправленные счета-фактуры выставляются в случаях неправильного указания ставки налога, арифметической ошибки, опечатки и т.п.

Ошибки в счетах-фактурах, а также в корректировочных счетах-фактурах, которые не мешают налоговым органам идентифицировать стороны сделки (продавца, покупателя), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога, разрешено не исправлять (абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса, п.

 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Такими ошибками могут быть строчные буквы вместо заглавных, лишние символы (запятые, тире и т.п.), опечатки в индексе или обозначении единиц измерения и др.

К сожалению, действующее законодательство РФ не определяет исчерпывающий список ошибок, которые допускается не исправлять.

Поскольку исправить счет-фактуру можно лишь составив новые документы, возникает вопрос, что делать, если ошибки допущены в корректировочном или исправленном документах? Как выставить повторную корректировку или внести поправки в исправленный счет-фактуру? Разбираемся дальше.

Исправляем исправленный счет-фактуру

Предположим, что после выставления счета-фактуры мы обнаружили опечатку в наименовании покупателя, которая препятствует налоговым органам его идентифицировать, и вместо ООО «Мельница» указали ООО «Мыльница». Создаем новую версию первоначального документа – Исправление 1. Оформляем документ согласно Приложению N 1 к постановлению Правительства N 1137.

После выставления исправленного документа выясняем, что кроме ошибки в наименовании покупателя, также была допущена опечатка в ИНН контрагента, которую мы не заметили и не поправили в Исправлении 1. В этом случае создаем еще один экземпляр документа – Исправление 2, в котором отражаем правки в наименовании и ИНН покупателя.

Количество создаваемых версий счета-фактуры не ограничено требованиями действующего законодательства РФ. Новые версии документа также создаются в случаях обнаружения опечаток и арифметических ошибок в предыдущих версиях, т.е. в исправленных счетах-фактурах.

Исправляем корректировочный счет-фактуру

Оформить новый экземпляр документа можно как для первоначального, так и для корректировочного счета-фактуры. В случае обнаружения арифметической ошибки или опечатки необходимо выставить исправленный корректировочный счет-фактуру (ИКСФ) (п. 6 Приложения 2 к постановлению Правительства РФ N 1137).

В новом экземпляре КСФ не допускается изменение показателей, указанных в строках «1» и «1б» корректировочного счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка «1а», где указывается порядковый номер и дата исправления.

При повторном обнаружении ошибки в первоначальном КСФ или при повторном допущении ошибки уже в исправленном необходимо выставить новое исправление, которое будет новой версией первоначального корректировочного документа.

Как быть, если меняется цена или количество товаров (работ, услуг) в момент, когда выставлена уже новая версия счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры?

Корректируем исправленный счет-фактуру

Допустим, у первоначального счета-фактуры существует версия, т.е. выставлен исправленный документ. Спустя некоторое время в табличной части уже исправленного счета-фактуры находим ошибку (изменилась цена товаров вследствие скидки).

Покупатель согласен на изменения, что подтверждено соответствующим дополнительным соглашением к договору. В этом случае поставщику следует выставить корректировочный счет-фактуру к последней версии первоначального документа, т.е.

к Исправлению 1.

Примечание. Корректировочный счет-фактура всегда выставляется к последней версии первоначального счета-фактуры, т.е. к последнему исправлению.

Корректируем корректировочный счет-фактуру

На практике встречаются ситуации, когда требуется составить корректировку к корректировочному документу (повторная корректировка) либо дважды и более раз скорректировать первоначальный счет-фактуру. Рассмотрим подробнее.

А. Повторная корректировка

Повторная корректировка может потребоваться в случае повторного изменения стоимости товаров (работ, услуг). Тогда оформляется новый корректировочный счет-фактура к ранее выставленной корректировке. В соответствии с письмом Минфина РФ от 26.05.

2015 № 03-07-09/30177 в новый КСФ переносятся соответствующие данные из предыдущего КСФ (в строку А (до изменения) повторного КСФ переносятся сведения из строки Б (после изменения) предыдущего КСФ).

В строке «1б» новой корректировки указать номер и дату предыдущего корректировочного счета-фактуры.

Б. Повторная корректировка первоначального документа

В корректировочный счет-фактуру переносят только те сведения, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества (п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137).

Предположим, что нам необходимо уточнить количество товара, указанное в строках «1» и «5» первоначального счета-фактуры. Выставляем корректировку. Все стандартно.

Спустя время поставщик предлагает скидку по товарам, отраженным в строках «2» и «4» первоначального счета-фактуры.

В этом случае выставить корректировочный документ к предыдущей корректировке не получится, поскольку речь идет не о повторном корректировании, а о корректировании других сведений документа.

Таким образом, если изменение цены или количества товаров (работ, услуг) произошло в разное время и оформлено разными первичными документами, то на каждое изменение необходимо составить отдельный корректировочный счет-фактуру. Другими словами, к одному счету-фактуре можно составить один или несколько корректировочных документов (письмо Управления ФНС по УР от 19.11.2015 N 16-3-02/17851@).

***

В практике существуют более сложные кейсы, когда на исправление выставляется корректировка, которая в свою очередь также имеет новые версии, и другие. Такое «смешанное» исправление встречается крайне редко. Рассмотрим ситуацию, вероятность столкнуться с которой достаточно высока.

Исправляем повторную корректировку

Понятно, что сложные кейсы складываются из нескольких простых, рассмотренных выше.

Подробно останавливаться на простых сценариях не будем, просто обозначим происходившие события: выставили счет-фактуру, по причине уточнения количества некоторых товаров оформили корректировочный документ, который спустя время был скорректирован еще раз вследствие предоставления скидки (повторная корректировка). После повторного корректирования в первоначальном счете-фактуре и во всех корректировочных обнаружили опечатку в адресе покупателя, которая однозначно помешает налоговым органам идентифицировать компанию.

В такой непростой ситуации мы вынуждены выставить два исправительных документа: первый к первоначальному счету-фактуре, в который перенести исходные сведения о количестве и ценах; второй – к последнему корректировочному счету-фактуре, в котором уже следует отразить скорректированные сведения.

***

Чтобы не запутаться, какой документ и в какой ситуации оформлять, достаточно запомнить два несложных правила:

  1. Корректировочный счет-фактура выставляется в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров (работ, услуг, переданных имущественных прав), исправленный счет-фактура – при обнаружении арифметической ошибки или опечатки.
  2. Правильное заполнение корректировочных и исправленных документов зависит от того, к какому документу они составляются. Будьте предельно внимательны при выборе документа-основания для исправлений.

Обращаем внимание, правила исправления счетов-фактур одинаковы для бумажных и электронных оригиналов. Если ранее на бумаге допускались вычерки, то сейчас поправить счет-фактуру можно исключительно с помощью составления новых документов – корректировок и исправлений.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Источник: https://www.synerdocs.ru/6585903.aspx

Юр-консультант.ру
Добавить комментарий